Administratörer till desken med placering Gränspolissektionen, Noa

Organisation

Nationella operativa avdelningen

Län

Stockholms län

Utlyst

24 juli 2020

Ansök senast

17 augusti 2020

Referensnummer

144/20

Arbetsplatsbeskrivning

Nationella operativa avdelningen ansvarar för att leda och samordna den nationella och internationella polisverksamheten samt driva polisens utvecklingsarbete. Genom nationell och internationell omvärldsbevakning och analys samt specialistförmågor är avdelningen ett stöd till verksamheten i hela landet med kunskap och resurser. Vi är cirka 1 750 medarbetare som verkar på ett flertal orter i hela landet. 

Gränspolissektionen vid Nationella operativa avdelningen har processansvar för gränspolisverksamheten och ansvarar för att samordna, strukturera och metodutveckla polisens arbete med gränskontroll, inre utlänningskontroll och verkställigheter. Sektionen är nationell kontaktpunkt för EU:s gränskontrollbyrå Frontex och samordnar Sveriges deltagande i byråns gränskontroll- och gemensamma återvändandeoperationer. Här finns bland annat den Nationella Samordningscentralen för gränsövervakningssystemet Eurosur och polisens ambassadsamordning. Sektionen ger stöd till gränskontrollen i frågor om resehandlingar och dokument. Sektionen ansvarar också för registrering av inreseförbud (personer som förbjudits återvända till Sverige), den så kallade U-boken. Utöver detta finns vid sektionen även en verksamhet för flygpassageraranalys.

Arbetsbeskrivning

Som administratör vid desken kommer du att samarbeta med samtliga verksamheter på sektionen där du behöver ha kännedom om vem som gör vad samt vara insatt i aktuella frågor och därmed ha en unik inblick i gränspolisverksamheten. Exempel på ärenden som kan inkomma till sektionen är beställningar från justitiedepartementet, inbjudningar till internationella möten, frågor från polisregionerna, journalister och internationella samverkanspartners. Desken är under uppbyggnad och i arbetet ingår att tillsammans med deskens övriga personal skapa rutiner och sprida information om dessa. Administratören måste vara flexibel och beredd att omprioritera och anpassa arbetsuppgifterna utifrån nya initiativ och förändringar som kan komma med kort förvarning. Som administratör sköter du det löpande arbetet med inkommande ärenden, fördelning av dessa, registrering i en ärendelogg samt diarieföring. I rollen ligger också att samordna vissa ärenden. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter är:

  • Bevakning av funktionsbrevlådor och fördelning av ärenden
  • Uppdatering av ärendelogg och bevakning av deadlines
  • Korrespondens och sammanställning av svar på olika inkomna frågor
  • Diarieföring och dokumentation
  • Övriga administrativa uppgifter så som inköp, mötesbokningar, granskning av reseräkningar m.m.
  • Vid behov biträda i andra av sektionens förekommande arbetsuppgifter, t.ex. statistik- och kommunikationshantering, mötesarrangemang eller projektstöd
  • Samordning av vissa frågor

I arbetet kan det i undantagsfall förekomma resor.

Kvalifikationer

Detta är en möjlighet för dig som har:

  • Gymnasiekompetens
  • Erfarenhet och vana av brett administrativt arbete från offentlig verksamhet
  • Erfarenhet från arbete vid offentlig verksamhet med frågor av övergripande och/eller strategisk karaktär
  • Erfarenhet av samordning och samarbete med olika verksamhetsdelar och andra offentliga förvaltningar
  • Goda kunskaper i Excel och Word
  • Goda muntliga och skriftliga kunskaper i svenska och engelska

Vi ser det som meriterande om du utöver ovan även har:

  • Erfarenhet av arbete inom Polismyndigheten
  • Erfarenhet av migrations- eller internationella frågor
  • Arbetat med diarieföring och frågor som rör sekretess och utlämnande av allmänna handlingar
  • Erfarenhet av att ta fram administrativa rutiner och utveckla verksamhet
  • Erfarenhet av projektverksamhet, gärna EU-finansierade projekt
  • Arbetat med statistik- och verksamhetsuppföljning
  • Arbetat med kommunikationsfrågor
  • Goda kunskaper i OneNote 

Personliga egenskaper

Arbetet kräver att du har helhetssyn och förmågan att genom struktur och noggrannhet skapa en överblick över sektionens arbete. Du är självgående och flexibel, då du verkar i en händelsestyrd verksamhet med många olika frågor och arbetsuppgifter. En stor del av arbetet handlar om samverkan, varför dina sociala färdigheter och samarbetsförmåga är av stor vikt.  

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Kontaktpersoner

Har du frågor om uppdraget är du välkommen att kontakta rekryterande chef Kristoffer Tunander på tfn 0722-12 05 80.

Undrar du något om rekryteringsprocessen, kontakta ansvarig HR-konsult Dana Däversjö på tfn 0730-86 97 80.

Fackliga företrädare

Fredrik Bergh, SACO, tfn 010-563 91 37

Sofia Ask, Polisförbundet, tfn 010-563 87 10

Johan Gertz, Fackförbundet ST, tfn 010-567 70 92

Karna Tillheden, SEKO Polisen, tfn 0732-49 04 22

Övrig information

Anställningsform: Tillsvidareanställning med provanställning om sex månader

Arbetsort: Stockholm

Arbetstid: Flextid

Tillträde: Så snart som möjligt, enligt överenskommelse

Funktion: Administratör, Nationella operativa avdelningen, Operativa enheten, Gränspolissektionen, Grupp Process- och verksamhetsstöd 

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. Tjänsten kräver svenskt medborgarskap. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. Läs mer om krigsplacering och säkerhetsprövning under https://polisen.se/krigsplacering och https://polisen.se/sakerhetsprovning

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via e-post till jobb.noa@polisen.se senast 17 augusti. I ditt personliga brev och CV vill vi att du beskriver på vilket sätt du uppfyller våra efterfrågade krav och meriter. Märk din ansökan med ref.nr. 144/20 i mailets ärendemening. Har du skyddade personuppgifter, referenser eller liknande information som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi dig att du skickar din ansökan uppmärkt med ref.nr 144/20 via papperspost till adressen: Polismyndigheten, Registratorskontoret, Box 122 56, 102 26 Stockholm. 

Polismyndigheten kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med reglerna i EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och annan tillämplig dataskyddsreglering. Du kan läsa mer om vår hantering av personuppgifter på www.polisen.se/personuppgifter/rekrytering

Din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Varmt välkommen med din ansökan!

Polismyndigheten

Polismyndigheten är Sveriges största myndighet med cirka 30 000 medarbetare. Vi erbjuder dig en arbetsplats som stimulerar till mångfald, kreativitet och personlig utveckling.

Hos oss får du möjlighet att bidra till Polisens uppdrag – att öka tryggheten och minska brottsligheten i samhället. Vi bedriver vår verksamhet enligt vår värdegrund: engagemang, effektivitet och tillgänglighet. Som medarbetare inom polisen agerar du för likabehandling. Det är en förutsättning för rättssäkerhet, rättstrygghet och för polisens legitimitet i samhället. Som företrädare för polisen respekterar du allas lika värde och skapar förtroende för polisen.

Läs gärna mer om polisen och vår verksamhet på www.polisen.se

Sök jobbet

Ansök via e-post