Genomföra projekt (ISF)

Förändrade förutsättningar

Projekt ska genomföras i enlighet med beslut om stöd och intentionerna i ansökan. Under projektets gång kan förutsättningarna för genomförandet ändras av olika anledningar och medföra behov av justeringar. Om projektet inte kan genomföras enligt beslut om stöd kan Polismyndigheten besluta om en ändring av beslutet.

Justeringar som ligger inom ramen för beslutet kan genomföras utan formell ändring. Sådana förändringar beskrivs och motiveras i kommande läges- eller slutrapport. Vid granskningen av rapporten bedömer gruppen för EU-fonder om kostnader som uppkommit med anledning av ändringen är stödberättigande.

Ändringar i beslut om stöd

Det finns ett antal förändringar i ett projekt som kräver att Polismyndigheten beslutar om ändring i projektets beslut om stöd:

• Ändringar i projektets programindikatorer och projektmål
•  Projektets genomförandetid
• Ändringar avseende projektets budget, förutom:
  - om ändring av kostnaderna i ett enskilt kostnadsslag är mindre än 20 procent,
  - om ändringen i kostnadsslaget är mindre än 50 000 kronor,
  - eller om det gäller överföring av medel mellan budgetår.
• Ändringar av projektets finansiering, inklusive medfinansiering.
• Väsentliga ändringar i projektorganisationen, exempelvis om projektpartner faller bort eller byts ut.
• Om stödmottagarens verksamhet helt eller delvis överlåts, eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person.
• Ändringar av hur kostnader ersätts i projektet.
• Andra ändringar som förvaltande myndighet bedömer har väsentlig betydelse för beslut om stöd.

Om det pågår förändringar i ditt projekt, ska du skicka en förfrågan om formell ändring via ”Min ansökan” genom kompletteringsfunktionen. Motivera tydligt varför ändringen behöver göras och på vilket sätt ändringen påverkar projektets aktiviteter, måluppfyllelse och resultat.

Bilagor som kan behöva skickas in tillsammans med motiveringen är uppdaterad upphandlingsplan, uppdaterad budget, uppdaterad aktivitetslista (med nya datum om projektet tex behöver förlängas).
Om du har frågor om ändringar i ditt projekt kontakta eu-fonder@polisen.se.

I ditt projekts ansökan om utbetalning ska du beskriva eventuellt kommande förändringar och varför de är nödvändiga, samt eventuella ändringar som redan skett.

Ändring av projekttiden, dvs ändring av start- eller slutdatum för projektet

Det kan finnas möjlighet att i undantag ändra ett projekts beslutade start- eller slutdatum.

Ändring av ett projekts startdatum sker ytterst sällan. Kontakta gruppen för EU-fonder ifall ditt projekt inte har kunnat starta. Ändring av ett projekts slutdatum kan beslutas i undantagsfall. Kontakta gruppen för EU-fonder ifall ditt projekt har sådana förseningar att det kan vara aktuellt med en förläning av projekttiden. En förlängning av projekttiden sker i möjligaste mån inte tidigare än 6 månader innan projektets slut.

Du ska alltid berätta om eventuella ändringar som du tror kan bli nödvändiga i beslut om stöd när du skriver din lägesrapport i anslutning med din ansökan om utbetalning i Min ansökan. Läs mer på Läges och slutrapportering.

Dialog med gruppen för EU-fonder

Vänd dig till gruppen för EU-fonder för vägledning när behov av ändringar uppkommer. Det är särskilt viktigt om du är osäker på ändringens dignitet och huruvida en förfrågan om beslutsändring bör upprättas och skickas in.

Gruppen för EU-fonder kan ge vägledning om tillvägagångssätt inför en ändring, men kan inte ge förhandsinformation om huruvida kostnader som uppkommer till följd av en beslutsändring är stödberättigande eller inte. Den bedömningen görs i samband med granskning av läges- och slutrapporter.

Kontroll på plats

Utöver granskningar av läges- och slutrapport genomför gruppen för EU-fonder kontroller av projekt på plats. Det huvudsakliga syftet med ett kontrollbesök är att kontrollera att projektet följer sitt beslut om stöd. Under besöket granskas bland annat att beviljade aktiviteter har genomförts i enlighet med beslutet och att faktiska kostnader är bokförda och kan verifieras med tillförlitliga underlag. Under besöket kontrolleras även om kostnaderna är stödberättigande enligt EU:s förordning och nationella redovisningsregler.

Kontrollbesöket bygger till stor del på den information som tillhandahålls av stödmottagaren, varför det är av största vikt att denna är så exakt, fullständig och korrekt som möjligt. Allt projektrelaterat material ska finnas tillgängligt vid besöket. Utfallet av gjorda kontroller sammanfattas i en återkoppling till stödmottagaren.

Projektuppföljning

Gruppen för EU-fonder kan utöver ovan nämnda kontroller boka in uppföljningsmöten med projekt. Syftet med dessa är att följa upp projektets aktiviteter och ekonomi, men även att ge stödmottagaren en möjlighet att ställa frågor till gruppens personal.

Kontroll och revision

Nationella revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och europeiska revisionsrätten, eller annan person som är utsedd av dessa organ, kan också följa upp verksamheten i beviljade projekt. De har rätt att ta del av handlingar, inklusive räkenskapsmaterial, som kan ge upplysningar om projektet. Kontroller kan göras hos stödmottagaren, projektpartner och medfinansiärer.

Kontrollerna kan ske på olika sätt. De flesta projekt får ett besök någon gång under eller efter projektgenomförandet.

Hävning och återbetalning

Om villkoren i beslut om stöd inte följs kan beslutet hävas, antingen helt eller delvis. Det kan innebära att projektet måste avbrytas och att stödmottagaren kan bli tvungen att betala tillbaka det stöd som betalats ut.

Om kontroller eller revisioner visar att en aktivitet inte har genomförts i enlighet med beslut om stöd eller inte genomförts alls, kan hela eller delar av det utbetalda stödet återkrävas från stödmottagaren.

Om stöd betalats ut för en kostnad som projektet inte har rätt att få stöd för kommer gruppen för EU-fonder att återkräva det felaktigt utbetalda beloppet genom en kvittning eller en återbetalning.

Stödmottagaren kan bli skyldig att återbetala en felaktig utbetalning i upp till tio år från det att stödet betalats ut. Vid en återbetalning är stödmottagaren även skyldig att betala ränta enligt räntelagen (1975:635).

Som ett led i EU:s arbete mot oegentligheter och bedrägerier har Polismyndigheten, precis som övriga myndigheter som utsetts att förvalta EU-medel under programperioden 2021 - 2027, en skyldighet att aktivt förebygga, upptäcka och korrigera oegentligheter och bedrägerier.

Myndigheterna samarbetar genom Rådet för skydd av EU:s finansiella intressen (SEFI-rådet). SEFI-rådet samordnar Sveriges arbete med EU:s gemensamma antikorruptionssamarbete (OLAF). OLAF bildades 1999 och arbetar för att upptäcka både oavsiktliga misstag och medvetna bedrägerier mot EU:s budget och institutioner.

Gruppen för EU-fonder tillämpar SEFI-rådets anmälningspolicy i samtliga fall av misstänkta EU-bedrägerier.