Sök

Polisens e-handel

Det effektivaste sättet för polisens beställare att hitta och beställa från våra leverantörer är i vårt inköpssystem.

Det effektivaste sättet för polisens beställare att hitta och beställa från dig som leverantör är i vårt inköpssystem för e-handel. Genom att du, tillsammans med oss, gör avtalet beställningsbart och ser till att fakturor blir rätt utformade blir hanteringen enkel – både för den som ska beställa och för dig som ska ta emot ordern och fakturera oss.

Informationen på denna sida gäller alla varor och tjänster som är lämpliga att beställa via vårt inköpssystem, dock inte varor och tjänster inom it-området.

Det finns några olika sätt att bedriva e-handel med oss. Om ingen särskilt har avtalats kan du välja den metod nedan som passar ditt företag bäst.

E-handel via ditt systemstöd

Om ditt företag har ett systemstöd för e-handel som kan hantera standarden Peppol BIS e-handel kan vi skapa ett elektroniskt inköpsflöde från beställning till fakturering. Peppol BIS e-handel är ett samlingsnamn för meddelanden i XML-format, som skickas via Peppolnätverket, som SFTI (Single Face To Industry) rekommenderar för e-handel med offentlig sektor. Längre ner på denna sida ser du vilka meddelanden inom Peppol e-handel som vi använder.

Polisens elektroniska adress i Peppol är 0007:2021000076.

Läs mer på Om e-inköp på SFTI:s webbplats.

E-handel via polisens leverantörsportal för katalog, order och faktura

Om ditt företag inte har ett systemstöd för e-handel, enligt beskrivningen ovan, kan du använda polisens webbaserade leverantörsportal. I portalen kan du hantera er produktkatalog, ta emot order och enkelt omvandla den mottagna ordern till en elektronisk faktura som sedan skickas till oss.

Leverantörsportalen, som tillhandahålls av Opus Capita, är gratis.

E-handel med polisen – steg för steg

Gör ditt sortiment beställningsbart, ta emot order och skicka faktura genom att följa sex enkla steg.

1. Skicka era företagsuppgifter

För att kunna initiera e-handeln med er behöver vi få information om ditt företag. Fyll i formuläret Företagsuppgifter (pdf, 2 MB) och mejla det till den person hos oss som är kontaktperson för avtalet.

2. Förbered ert system eller skapa konto i leverantörsportalen

Nu är det dags att göra de förberedelser som behöver göras i ert systemstöd för e-handel.

Om ditt företag inte har ett systemstöd så kan du registrera er i polisens leverantörsportal. Följande information om ditt företag behöver registreras i Polisens leverantörsportal.

  • Företagsnamn och adress
  • Organisationsnummer
  • Momsregistreringsnummer
  • Betalningsuppgifter

3. Skicka in en produktkatalog med det avtalade sortimentet

I detta steg ska du skicka en prislista/produktkatalog, med det sortimentet som är avtalat, till oss. När vi har fått er prislista/produktkatalog gör vi den tillgänglig för alla polisens beställare i vårt inköpssystem. Det finns tre olika sätt att göra detta på.

  • Via ert systemstöd för e-handel och peppolnätverket. Skapa en elektronisk produktkatalog i formatet Peppol BIS Catalogue without response 3 och skicka till vår Peppol-adress.
  • Skapa och skicka en produktkatalog via Polisens leverantörsportal, se information ovan om leverantörsportalen.
  • I vår mall för prislistor. Fyll i information om det avtalade sortimentet i Excelmall för prislista (xlsm, 534 kB) (xlsm, 534 kB) . När du är klar mejlar du den till den person hos polisen som är kontaktperson för avtalet.

Att lägga in tydliga artikelbeskrivningar, synonymer som är anpassade för målgruppen och korrekta klassificeringar enligt UNSPSC i prislistan är viktigt för att våra beställare ska kunna hitta och beställa dina produkter. En bild och kompletterande varutext förenklar valet av varan/tjänsten ytterligare.

I prislistan/produktkatalogen ska bland annat följande information finnas med.

  • Leverantörens artikelnummer
  • Artikelbeskrivning/artikelbenämning
  • Pris och valuta
  • Prisenhet/beställningsenhet/förpackningsstorlek
  • UNSPSC-koder för klassificering av artiklar och tjänster. Information om produktklassificeringen finns på SFTI:s webbplats.
  • Sortiment/pristyp
  • Avtals ID/avtalsnummer (ett femsiffrigt nummer)

För att förenkla för beställarna bör prislistan/produktkatalogen även innehålla följande information.

  • Ledtid, leveranstid uttryckt i antal dagar
  • Bilder, gärna bildlänkar
  • Synonymer och sökord
  • Varutext, en utförligare beskrivning om artikeln, dock max 350 tecken.

Om ni behöver ytterligare information på de order vi skickar, exempelvis storlek, serienummer för service av instrument eller kontaktinformation för serviceåtgärder, kan vi lösa det, kontakta oss via mejl till inkop-ea.e-handel@polisen.se.

4. Ta emot order från polisen

Vi kan skicka order till er på följande tre sätt.

5. Skicka orderbekräftelse till polisen

Om inget annat har avtalats så ska ni skicka orderbekräftelser direkt till beställarnas mejladresser.

6. Skicka fakturor till polisen

I det sista steget skickar ditt företag en faktura till oss. Vi kopplar ihop er faktura med vår order för att automatisera kontrollen av fakturan. Det är därför viktigt att ni anger vårt ordernummer på rätt plats i fakturan.

Följ instruktionerna för hur ni ska referera till ordernummer vid faktureringen som du hittar på sidan Skicka fakturor till polisen.

Kontaktuppgifter

Hör gärna av dig om du har frågor om vår e-handel.

Information in English

Procurement and purchasing

E-commerce

Invoices to the Police

Granskad 20 juni 2024