Fakturor till polisen

Alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura från och med 1 april 2019. Offentliga upphandlingar som påbörjats före detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen.

E-faktura till offentlig sektor – information på digg.se

Organisationsnummer

Polismyndighetens organisationsnummer är: 202100-0076.

Fakturaadress

Polismyndigheten
981 82 Kiruna

Omvänd skattskyldighet

Polismyndigheten tillämpar reglerna om omvänd skattskyldighet vid inköp av byggtjänster (1 kap. 2 § första stycket 4 b ML) samt vid inköp av vissa IT-produkter (1 kap. 2 § första stycket 4 f ML).

Det innebär att ingående mervärdesskatt inte ska debiteras på fakturan till Polismyndigheten i dessa fall. På fakturan ska Polismyndighetens momsregistreringsnummer, SE202100007601, framgå samt en hänvisning till aktuell paragraf i Mervärdesskattelagen (1994:200).

E-fakturor via PEPPOL

I första hand vill vi att elektroniska fakturor skickas via PEPPOL-nätverket. Polismyndighetens elektroniska adress i PEPPOL är 0007:2021000076.

PEPPOL är en gemensam standard för olika meddelanden i inköpsprocessen som prislista, order, faktura samt tekniska protokoll för elektronisk kommunikation och hur meddelanden överförs mellan operatörer. För att kunna skicka och ta emot via PEPPOL krävs ett PEPPOL-id. Det är kostnadsfritt att skicka och ta emot en faktura via PEPPOL.

Om PEPPOL på digg.se

E-fakturor via andra kommunikationslösningar

VAN-operatör

Polismyndigheten tar emot elektroniska fakturor via VAN-operatören Opus Capita, vår EDI-adress är 2021000076. För er som ännu inte är anslutna till PEPPOL-nätverket har vi även möjlighet att ta emot Svefaktura version 1. 

Polisens Leverantörsportal för faktura och order

Om ni inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor kan ni registrera fakturan manuellt i vår Leverantörsportal som tillhandahålls av Opus Capita. Tjänsten är gratis. Följande information behöver finnas tillgänglig när ni registrerar ert företag:

• Företagsnamn och adress
• Organisationsnummer
• Momsregistreringsnummer
• Betalningsuppgifter

Polisens leverantörsportal för faktura och order

Ordernummer och referenser på fakturan

Polisens referens består av ett u-nummer (bokstaven u följt av sju siffror utan mellanslag eller bindestreck). Referensen ska placeras i fältet "Referens" på fakturan.

Om polisens ordernummer anges vid beställning (börjar på 5) ska det placeras i fältet som heter "Kundens ordernummer" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet. För att fakturan ska kunna matchas mot polisens inköpsorder ska fakturan vara specificerad på samma sätt som inköpsordern, till exempel har inköpsordern tre rader ska fakturan också ha tre rader. Taggen ”orderradsreferens” används för att hänvisa till rätt rad på inköpsordern.

Taggar för att få referenser i rätt fält

Här finns information om vilka taggar som ska användas för att få referenserna i rätt fält beroende på vilken version av e-faktura ni skickar:

PEPPOL BIS Billing 3.0

Referens
<Invoice><cbc:BuyerReference>

Kundens ordernummer
<Invoice><cac:OrderReference><cbc:ID>

Orderradsreferens
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cbc:LineID>

Svefaktura 1

Referens
<Invoice><RequisitionistDocumentReference><cac:ID>

Kundens ordernummer
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:OrderReference><cac:BuyersID>

Orderradsreferens <Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:BuyersLineID>

Leverantörsportal för faktura och order

Referens = Köparens referens

Kundens ordernummer = Köparens ordernummer

PERIODISKA FAKTUROR

För att Polismyndigheten ska kunna sätta upp periodisk faktura för tjänst/produkt som baseras på uppmätt förbrukning och som faktureras periodiskt såsom till exempel el, vatten och abonnemang krävs:

• att specifika faktureringsobjekt kan skickas med i fakturorna
• att fakturorna är återkommande inom regelbundet intervall.

Nedanstående taggar behöver finnas med på fakturorna för att uppsättning mot periodisk faktura ska kunna ske.

PEPPOL BIS Billing 3.0

<cac:ContractDocumentReference>
<cbc:ID>Avtals-id</cbc:ID>
</cac:ContractDocumentReference>
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Objekt-id</cbc:ID>
<cbc:DocumentTypeCode>130</cbc:DocumentTypeCode>
</cac:AdditionalDocumentReference>

Sve-faktura 1.0

<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeID="ACD" identificationSchemeAgencyName="SFTI">Fakturaobjekt</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>

<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeID="CT" identificationSchemeAgencyName="SFTI">Avtal/Kontrakt</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>

Har ni frågor?

Kontakta Polismyndigheten via e-post pac-efaktura.rps@polisen.se om ni har frågor om till exempel beställarreferenser och ordernummer.