E-handel
Beställningar från polismyndighetens avtal görs främst genom vårt inköpssystem. Våra avtalade leverantörer bör därför finnas upplagda på vår e-handelsplats.
Är ni en av våra upphandlade avtalsleverantörer? Fyll i formuläret Företagsuppgifter och mejla det till oss för att komma igång.
I de delar vi tillämpar ett elektroniskt inköpsflöde, från beställning till fakturering, använder vi standarden Peppol BIS e-handel. Det är ett samlingsnamn för meddelanden i XML-format som SFTI rekommenderar för e-handel inom offentlig sektor och som skickas i Peppolnätverket
Polismyndighetens elektroniska adress i PEPPOL är 0007:2021000076.
Polisens leverantörsportal för katalog, order och faktura
Om ni inte har något eget systemstöd för e-handel erbjuder vi en leverantörsportal (ett webbaserat gränssnitt) där ni kan hantera produktkatalog, ta emot order och enkelt omvandla den mottagna ordern till faktura, vilket i sin tur genererar en elektronisk faktura till Polismyndigheten. Tjänsten, som tillhandahålls av Opus Capita, är gratis. Följande information behöver finnas tillgänglig när ni registrerar ert företag i leverantörsportalen:
- Företagsnamn och adress
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer
- Betalningsuppgifter
Polisens leverantörsportal för katalog, order och faktura
Skicka prislista till Polismyndigheten
Om ni är en avtalad leverantör ska ni skicka er prislista/produktkatalog med det avtalade sortimentet till oss, så att vi kan göra det tillgängligt i inköpssystemet för Polismyndighetens beställare.
En tydlig artikelbeskrivning, synonymer anpassade för målgruppen och en korrekt klassificering enligt UNSPSC är viktigt för att våra beställare ska hitta era produkter. En bild och kompletterande varutext förenklar produktvalet.
Om produktklassificering enligt UNSPSC-koder, SFTI:s webbplats. Vi använder version 11 (på svenska).
I prislistan ska bland annat följande information finnas med:
- Leverantörens artikelnummer
- Artikelbeskrivning / artikelbenämning
- Pris och valuta
- Prisenhet / Beställningsenhet / förpackningsstorlek
- UNSPSC-koder för klassificering av artiklar och tjänster
- Sortiment / Pristyp
- Avtals ID / Avtalsnummer (polismyndighetens fyr- eller femsiffriga nummer)
För att förenkla för beställare bör en prislista även innehålla nedan:
- Ledtid, leveranstid uttryckt i antal dagar
- Bilder tillhörande artiklarna, gärna bildlänkar
- Synonymer och sökord
- Varutext - en utförligare beskrivning om artikeln, max 350 tecken
Om ytterligare orderinformation från beställaren behövs, till exempel storlek, serienummer för service av instrument eller kontaktinformation för serviceåtgärder, kontakta oss på ovanstående e-postadress så kan vi säkerställa att tilläggsinformationen kommer med i order.
Polismyndigheten kan ta emot prislista/produktkatalog på följande sätt:
- Via peppolnätverket: Elektronisk produktkatalog i format Peppol BIS Catalogue without response 3
- Via polisens leverantörsportal för katalog, order och faktura, se information ovan om leverantörsportalen
- Via mejl i polisens excelmall för prislista. Fyll i vår Excelmall för prislista (xlsm, 534 kB) och mejla den till inkop-ea.e-handel@polisen.se.
Ta emot inköpsorder från Polismyndigheten
Polismyndigheten kan skicka inköpsorder till er på följande sätt:
- Via peppolnätverket - Elektronisk order i format Peppol Bis Ordering 3
I excelfilen nedan finns specifikation av innehåll i några av de XML-taggar som är relevanta för Polismyndigheten.
XML-taggar för e-order (xlsx, 16 kB)
- Via polisens leverantörsportal för katalog, order och faktura
Om ni inte har möjlighet att ta emot elektronisk order kan vi istället skicka order till er via vår leverantörsportal. Se information ovan om leverantörsportalen.
- Via mejl med order i pdf-bilaga
Om kommunikation via e-post är aktuellt, ska leverantören kunna ange en central och icke personbunden e-postadress.
Skicka orderbekräftelse till Polismyndigheten
Orderbekräftelse skickas via mejl direkt till beställaren (om inget annat specifikt har avtalats).
Viktigt att ta hänsyn till
Vi matchar fakturor mot order och därför är det viktigt att ni följer instruktionerna för hur ni ska referera till ordernummer vid fakturering.
Har ni frågor?
Kontakta Polismyndigheten via e-post inkop-ea.e-handel@polisen.se om ni har frågor om e-handel.