Sök Mina sidor

Ansökan om utbetalning

I detta avsnitt får ni information om hur ni rapporterar och ansöker om utbetalning. I avsnittet ingår fördjupad information om rapportering av kostnader.

Rapportera och ansöka om utbetalning

Ni rapporterar och ansöker om utbetalning i portalen Min ansökan. Använd ert beslut om stöd som utgångspunkt i er rapportering. En ansökan om utbetalning omfattar en indikatorrapport, en läges- eller slutrapport och en ekonomisk rapport.

Följande bilagor ska alltid bifogas:

  • Läges- eller slutrapport (ifylld rapportmall)
  • Huvudboksutdrag och verifikatsunderlag (för faktiska kostnader, se nedan)
  • Tidredovisning (för personal som redovisar tid per dag)
  • Underlag som styrker månadslön (gäller kostnader för ny personal)
  • Budgetförbrukningsplan
  • Signeringsunderlag

Utöver dessa dokument ska samtliga projektrelevanta underlag som till exempel lönespecifikationer, fakturor, tryckoriginal, deltagarlistor och så vidare finnas tillgängliga hos projektet och översändas till gruppen för EU-fonder på begäran.

I samband med slutrapporten skall även Mall verkliga huvudmän skickas in om projektet haft upphandlingar över EU:s tröskelvärde. Läs mer under punkt sex, slutrapporten under Läges- och slutrapportering nedan.

Lägesrapportera och komplettera

I beslut om stöd finns den plan för rapportering som bestämmer när ni skall rapportera. Nedan finner ni stöd för både läges- och slutrapportering samt hur ni skickar in eventuella kompletteringar.  

Skicka in rapporter och kompletteringar

Rapporter och kompletteringar skickas in via e-tjänsten ”Min ansökan”.

  1. Logga in i "Min ansökan" med användarnamn och lösenord. Om du behöver lägga till personer som ska arbeta med ekonomiuppföljning och lägesrapporter, använd dela-funktionen i ”Min ansökan”.
  2. Välj aktuellt projekt i ”Min ansökan”.
  3. Tryck på ”Alternativ” och välj mellan:
  • Visa ansökan: om du vill se ansökan om stöd
  • Utbetalningar: om du vill skapa, arbeta med och skicka in en ansökan om utbetalning (ekonomisk rapport, indikatorsrapport, lägesrapport)
  • Komplettering: om du vill kommunicera med och skicka in filer till Polismyndigheten. Exempel på kompletteringar är signeringsunderlag, kompletterande information, ändring av kontouppgifter och ändringar i beslut om stöd
  • Flytta ansökan: inte aktuellt för ISF/BMVI

När  ansökan om utbetalning är inskickad öppnar du aktuell utbetalning och trycker på knappen ”Skriv ut signeringsunderlag”. Signeringsunderlaget skrivs ut, undertecknas av behörig person, skannas in och laddas upp i "Min ansökan" genom funktionen "Komplettering".

Signeringsunderlag i original skickas till:
Polismyndigheten, EA Gruppen för EU-fonder, F18, 106 75 Stockholm

Läges- och slutrapportering

I din lägesrapport ska du beskriva arbetet som har genomförts i projektet under perioden och eventuella förändringar som skett. Kom ihåg att också beskriva kommande ändringar i projektet och varför de är nödvändiga för projektets genomförande.

Fyll i läges- och slutrapporten

Mallen för lägesrapport hittar du under Blanketter och mallar. Här beskrivs hur du ska fylla i mallen för lägesrapport.

1. Information om stödmottagare och projekt

Här ska du fylla i ett antal celler som berör projektet och perioden som du ska rapportera.

  • I cellen Projektnamn fyller du i vad ditt projekt heter. Om du inte kommer ihåg vad det heter titta i beslut om stöd eller Min ansökan.
  • I cellen Stödmottagare skriver du in din organisations namn.
  • I cellen Ärendeid fyller du i projektets ärendeid som du ser i beslut om stöd och i Min ansökan.
  • I cellen Ansökan om utbetalning nummer fyller du i det nummer som rapporteringsperioden tillhör. Exempelvis: Om det är andra rapporteringsperioden du ska rapportera, så skriver du att det är lägesrapportnummer 2, om det är första gången du ska rapportera så är det lägesrapport nummer 1
  • I cellen Redovisningsperiod från fyller du i startdatument för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.
  • I cellen Redovisningsperiod till fyller du i slutdatumet för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.

2. Övergripande

I det här segmenten beskriver du de övergripande förutsättningarna för projektets verksamhet under redovisningsperioden.

Ni skall kortfattat redogöra på vilket sätt, om något, periodens verksamhet avviker från beslut om stöd och beslutade projektuppgifter. Därefter skall ni ge en kort sammanfattning av redovisningsperiodens verksamhet. Beskriv den verksamhet som drivit projektet närmare mål och resultat.

I fältet Behöver ni ändra beslut om stöd kommande 6 månader ska du skriva om det finns behov av ändringar i projektet i närtid (6 månader framåt) som påverkar beslut om stöd. Beskriv vad det är för ändring som ni ser behövs och varför den är nödvändig. Du kan läsa mer om vilka ändringar som kräver ett formellt beslut under Ändringar i beslut om stöd.

Du skall också besvara frågan om huruvida kostnaderna ni ansöker om stöd för finansierats, helt eller delvis, av andra offentliga medel exkluderat stödsökandes egna anslag.

3. Arbetssätt och organisation

I det här segmentet skall ni informera om kommunikation, samverkan och jämställdhet samt om ni genomfört ändringar i projektorganisationen.

Första frågan berör jämställdhet och icke-diskriminering och ni skall beskriva hur ni arbetar i projektet för att motverka diskriminering och arbetar för jämställdhet och likabehandling. Dessa horisontella principer är del av EU:s stadga för grundläggande rättigheter. Om ojämlikheter eller diskriminering identifierats i genomförandet beskriv vad ni har satt in för åtgärder för att rätta till detta.

Därefter skall ni beskriva hur ni involverat målgruppen och hur ni arbetat med kommunikation och synliggörande. Ni skall beskriva hur ni arbetat med extern och intern förankring av de resultat/metoder/processer som projektet tar fram. Beskriv också hur ni har arbetat med att ge kunskap och bygga förståelse hos eventuella slutanvändare. Beskriv hur ni under perioden har arbetat med att informera och sprida kännedom om projektet och dess resultat hos allmänheten. Beskriv hur ni i de olika aktiviteterna som genomförts synliggjort att arbetet i projektet finansieras från EU.

Om projektet samverkat med andra skall ni beskriva de viktigaste aspekterna av samarbetet och vad som fungerat bra och vad som fungerat mindre bra. 

Slutligen skall ni redogöra för eventuella förändringar av projektorganisationen. Har personalstyrkan eller styrgruppen förändrats? Tänk också på att vissa förändringar kan vara av sådan art att de kräver ett ändringsbeslut. Läs därför gärna i beslut om stöd under ”Ändringar” vad som krävs.

4. Resultat och utvärdering

I det här segmentet skall ni redogöra för de resultat ni åstadkommit under rapporteringsperioden. Tänk på att programindikatorer redovisas direkt i Min ansökan. Logga in, välj alternativet utbetalningar, klicka på rubriken Indikatorutfall och påbörja registreringen.

Vid varje rapportering registrerar du det ackumulerade värdet för vald programindikator. Det betyder att om det redan finns ett registrerat utfall plussar du på med det utfall som uppnåtts under aktuell projektperiod.

De första frågorna i lägesrapportens segment avser programindikatorerna och ni skall analysera och beskriva er progression. Måna indikatorer är binära i sitt utfall varför dessa frågor ger er möjlighet att beskriva progression. Ni kanske inte fått ett utfall i programindikator under perioden men ni kan beskriva de steg ni tagit för att nå fram och analysera möjligheten att nå hela vägen fram inom programperioden. Det är viktigt att ni beskriver om ni ligger i fas för att uppnå projektmålen och kommer kunna leverera konkreta resultat i tid till projektavslut.

Därefter ger ni en bild över progressionen avseende projektindikatorer och delmålsindikatorer. Tänk på att indikatorernas namn och målvärden skall stämma överens med de beslutade projektuppgifterna. Kommentera också gärna utfallet eller det bristande utfallet med en redogörelse över hur ni närmat er målet genom periodens verksamhet.

I fältet Finns omständigheter som påverkat projektets genomförande och resultat negativt ska ni beskriva vilka förändringar som skett i projektet som kan påverka projektets planerade genomförande samt dess mål och resultat. Ni ska till exempel beskriva varför aktiviteter inte har genomförts enligt plan eller är försenade, ni ska beskriva varför eventuella aktiviteter tagits bort eller slagits samman och vad som påverkas av förändringen. Ni ska beskriva hur ni hanterar att omständigheterna förändras och hur ni ser till att den negativa påverkan blir så liten som möjligt. Skriv också hur ni uppdaterar er riskanalys för projektet med de nya omständigheterna i åtanke.

Slutligen skall ni beskriva hur ni arbetat för att projektets resultat skall leva vidare efter projektets slut samt redogöra för eventuell uppföljning/utvärdering av projektet.

Beskriv hur resultatet från uppföljning har implementerats i projektarbetet för att uppnå så bra resultat som möjligt. Beskriv hur eventuella rekommendationer/förbättringsförslag bidragit till att projektets mer hållbara resultat och bättre måluppfyllelse. Tänk på att rapportering till gruppen för EU-fonder inte är en uppföljningsaktivitet i projektet.

5. Arbetspaket och aktiviteter

I det här segmentet beskrivs projektets aktiviteter i detalj. Alla arbetspaket och aktiviteter för projektet i vilka ni haft verksamhet under redovisningsperioden skall beskrivas. Projektet har i beslut om stöd minst 3 arbetspaket: Genomförande, kommunikation och uppföljning/utvärdering. 

Lägg till fler arbetspaket/aktiviteter genom att kopiera tabellen. För muspekaren över tabellen tills du ser en fyrkantig kryssruta i övre vänstra hörnet. Trycker du på krysset markeras hela tabellen. Kopiera med kommandot Ctrl+C följt av Ctrl+V.

Fyll i uppgifter och progression och beskriv periodens verksamhet i aktiviteten vilken bidragit till aktivitetens framdrift.

Om en aktivitet är försenad eller förändrad skall detta också beskrivas även om ingen faktisk verksamhet bedrivits under perioden.

Slutligen finns en möjlighet att lägga till övrig information. Här kan ni inkludera information som ytterligare ökar förståelsen för tex rapporterade aktiviteter, omvärldshändelser som påverkar projektet, eller kanske om ni är intresserade av att Gruppen för EU-fonder kommer och hälsar på projektet för ökad förståelse och kunskap, eller om ni vill visa era resultat.

6. Slutrapporten

Slutrapporten är i stora delar som lägesrapporten varför ni kan ta hjälp av ovanstående instruktioner för att fylla i mallen.

Vissa frågor är dock avsedda att diskutera projektets hela verksamhetsperiod snarare än den senaste redovisningsperioden. Var uppmärksam på frågornas formulering.

Under segmentet övergripande ingår det att sammanfatta projektets genomförande och resultat både på svenska och engelska. Ni har 1500 tecken på er så det gäller att hålla sammanfattningen kort och koncis. Var konkret och tydlig utan för många målande ord och beskriv den verksamhet som lett fram till de resultat ni redovisar.

Under resultat och utvärdering skall utöver lägesrapportsfrågorna ge en bild av framtiden samt lärdomar ni vunnit under projektets tid. Även här är tydlighet med konkreta exempel värdefulla både för framtida kommunikation men också för rapporteringen till EU kommissionen.

Utöver de extra frågeställningarna i slutrapporten skall projekt i vilka det har genomförts upphandlingar över EU:s tröskelvärde fylla i och lämna in Mall Verkliga huvudmän vilken du hittar på sidan Blanketter och mallar. Detta gäller även projekt med redovisningsalternativet Schablon upp till 40 %. Nedan finns stöd för att fylla i mallen. 

Så här redovisar ni upphandling överstigande EU:s tröskelvärde

Om ni är en upphandlande organisation enligt någon av upphandlingslagarna ska ni lämna in Mall verkliga huvudmän för upphandlingar/avrop i projektet överstigande EU:s tröskelvärde. EU:s tröskelvärden är olika beroende på typ av upphandlande organisation och typ av upphandling. Tröskelvärden i kronor hittar ni hos Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten.

För upphandlingar över EU:s tröskelvärden ska ni registrera följande:

•    Upphandlingsförfarande
•    Typ av kontrakt
•    Kontraktsbelopp
•    Den upphandlingslag som tillämpats
•    Kontraktets referensnummer
•    Leverantörens namn och organisationsnummer/ personnummer eller utländskt momsregistreringsnummer eller annat identifieringssätt för utländsk skatteregistrering
•    Leverantörens verkliga huvudmäns namn och personnummer eller utländska Tax Identification Number (TIN)
•    Kontraktsdatum, det vill säga det datum då kontraktet började gälla

Uppgifter om verkliga huvudmän kan ni söka via Bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Verkliga huvudmän är den eller de fysiska personer som äger eller kontrollerar ett företag. För utländska leverantörer kan respektive lands registrerande organ hjälpa er att få fram uppgifter om verklig huvudman.
Om underleverantör anlitas inom ramen för en upphandling över EU:s tröskelvärden, och första ledets underleverantörskontrakts värde överstiger femtiotusen (50 000) euro, ska ni registrera följande uppgifter om underleverantören och det kontraktet:

•    Kontraktsbelopp
•    Kontraktsdatum
•    Kontraktets referensnummer
•    Underleverantörens namn och organisationsnummer

Mallen har i grundutförande endast en tabell för upphandlingsuppgifter och en tabell för uppgifter avseende företagen och dess verkliga huvudmän. För att lägga till fler upphandlingar eller leverantörer kan ni enkelt kopiera de aktuella tabellerna så många gånger ni behöver.

För att kopiera tabell för du muspekaren över tabellen tills du ser en fyrkantig kryssruta i övre vänstra hörnet av tabellen. Trycker du på krysset markeras hela tabellen varpå du enkelt kan kopiera den med kommandot Ctrl+C följt av Ctrl+V. Tabellerna erbjuder också möjlighet att lägga till rad genom att klicka på det runda plustecknet och om du markerar en cell eller rad kan du därefter högerklicka och få upp alternativ för att ta bort eller infoga celler eller rader.

Ekonomisk rapportering

I det här avsnittet får ni hjälp att ta fram rätt underlag och fylla i de ekonomiska delarna av ansökan.

Ekonomisk rapportering

Den ekonomiska redovisningen gör du direkt i ”Min ansökan”. Välj mellan att lägga till varje post för sig eller att rapportera via en CSV fil. 

  • Personalkostnader rapporteras under fliken ”personalkostnader”
  • Schablonkostnader beräknas och rapporteras automatiskt.
  • CSV filen kan användas för övriga kostnadsslag

Hämta data genom CSV fil

Om du hämtar data från organisationens ekonomisystem och läser in i ”Min ansökan” kan flera utgiftsrader läsas in samtidigt.  Exportera uppgifterna till Excel och skapa en fil per organisation (stödmottagare och projektpartner). Säkerställ att den översta raden i Excelarket innehåller rätt rubriker. De måste vara rättstavade, men den inbördes ordningen spelar ingen roll.

Obligatoriska rubriker:

  • Valutakod: ”SEK”
  • Bilaga NO: ”-”
  • Kostnadsslag: ”Resor och logi”, ”Investeringar, materiel och lokaler”, ”Externa tjänster”, ”Projektintäkter (negativ kostnad)”, ”Klumpsumma”.
  • Leverantör: Ange firmanamn. Fältet ska enbart fyllas i om kostnader redovisas under följande kostnadsslag: 
    • Resor och logi
    • Investeringar, materiel och lokaler
    • Externa tjänster

Spara om filen i CSV format

Excelfilen sparas i CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen och spara den i filformatet CSV (kommaavgränsad).

Ladda upp filen till "Min ansökan". Vid uppladdningen väljer du vilken stödmottagare och projektpartner filen avser. Det är möjligt att ladda upp flera filer samtidigt och peka på vilka filer som ska kopplas mot vilken organisation.

Lägg till vertikalfil

Om data i en enskild cell i CSV-filen inte går att läsa in hoppar systemet över den cellen och går till nästa. Om det är få luckor är det enkelt att göra en rättning rad för rad, men om det är flera luckor är det enklare att rätta felen i CSV-filen och ladda upp filen igen.

Obligatoriska bilagor till den ekonomiska rapporten

Till varje ansökan om utbetalning skall bifogas de bilagor och mallar som är relevanta för just det redovisande projektet. På sidan ”Bilagor och mallar” hittar du underlag som stödjer dig i redovisningsprocessen.

Samtliga projekt skall lämna in en budgetförbrukningsplan. 

För personalredovisning finns det dels en tidredovisningsmall och dels en mall för intygande om fast hel- eller deltid i projektet. Beroende på hur projektet redovisar sin personal kan man välja valfri mall. Man kan också välja att skicka in egna underlag som ger samma information exempelvis utdrag från ett internt tidredovisningssystem.

Redovisas ny personal skall också underlag bifogas vilket styrker personalens månadslön. Sådant underlag kan exempelvis vara lönespecifikation eller anställningsavtal. 

De projekt som tillämpar redovisningsalternativet faktiska kostnader skall bifoga ett huvudboksutdrag. Dessa projekt skall också skicka in de tio nominellt största verifikationsunderlagen (fakturor, kvitton eller liknande) per inköpsrelaterat kostnadsslag (externa tjänster, investeringar och resor). Undantag för sekretessklassat material som aldrig skall skickas in via Min ansökan. Ni behöver inte heller skicka in underlag för utgifter där totalkostnaden understiger 1 000 kronor i de fall redovisningen av kostnadsslaget endast innehåller mindre kostnadsposter. Tänk dock på att flera verifikationsrader kan relatera till samma kostnad exempelvis kan en samlingsfaktura för en konferens redovisas som representation i ett kostnadsslag och som lokalkostnad i ett annat. I detta exempel skall samlingsfakturan skickas in om fakturans totalsumma överstiger 1 000 kr.

Grundkrav på särredovisning och huvudbok

Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060 artikel 74:1 skall projekten föra separata räkenskaper eller använda lämpliga redovisningskoder för alla transaktioner. Kombinerar vi detta med bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd får vi att det i de flesta fall är lämpligast att separera projektets redovisning med hjälp av projektspecifik kod vilket exempelvis kan vara kostnadsställe eller projektkod.

Förvaltande myndighet ansvarar för att kontrollera redovisningens riktighet. Detta görs bland annat genom kontroll av projektets huvudbok och i vissa fall även projektets grundbok.

Huvudbok

5 kap. 1 § första stycket BFL och Bokföringsnämndens allmänna råd 2.2 tydliggör att huvudboken är en presentation som visar affärstransaktioner och verifikationer i systematisk ordning.

En utförligare beskrivning finns tillgänglig i Bokföringsnämndens vägledning till BFNAR 2013:2.

Förvaltande myndighets tolkning avseende de lägsta kraven avseende huvudbokspresentation är att:

1: Huvudboken skall vara systematiskt sorterad dvs sorterad per konto enligt kontoplanen. Det skall också gå att se ingående och utgående saldo.

2: Det skall framgå när huvudboken är utskriven, vilken organisation den avser, vilken projektkod eller liknande projektsärskiljning som används och vilken redovisningsperiod som avses.

3: Huvudboken skall omfatta samtliga konton i kontoplanen. Man får alltså inte avgränsa sökområdet till exempelvis resultatkonton utan sökområdet skall vara samtliga konton även om det endast finns transaktioner på ett fåtal konton. Huvudboksutdraget kommer då endast visa de konton där transaktioner skett.

4: Varje bokföringstransaktion skall innehålla datum, verifikationsnummer eller motsvarande identifieringskod, beskrivning och belopp.

Ovanstående skall ses som de lägsta kraven avseende ett huvudboksutdrag och inte en fullständig lista. En huvudbok kan innehålla väsentligen mer information och huvudboken möjliggör en överblick av verksamhetens ställning och resultat löpande under räkenskapsåret.

Så här redovisar ni personalkostnader, schabloner och medfinansiering

Hur söker vi stöd för personalens lön?

Ni redovisar personalens lön direkt i Min ansökan under Ansökan om utbetalning genom att lägga till anställd personal. Första gången en anställd redovisas ska ni registrera följande uppgifter

  • Namn
  • Startdatum i projektet
  • Roll i projektet
  • Organisation
  • Månadslön
  • Arbetade timmar i perioden

Den månadslön ni anger ska vara personens ordinarie lön beräknad på heltid första månaden personen arbetar i projektet. Projektrelaterade tillägg den månaden får räknas in i månadslönen, förutsatt att det är tillägg som kommer att gälla under hela projektperioden. Tillfälliga avdrag den första månaden på grund av föräldraledighet, sjukdom eller liknande ska inte påverka den ordinarie månadslön som ni redovisar i första ansökan om utbetalning.

Som startdatum för en person ska ni ange det datum just den personen började arbeta i projektet. När ni har registrerat uppgifterna räknas redovisad periods löne- och lönebikostnader ut automatiskt. Första gången ni redovisar personalkostnader för en anställd ska ni bifoga underlag som styrker redovisad månadslön. Den första månadens lön utgör underlag för de stödberättigande personalkostnaderna för en person så länge den personen arbetar i projektet, även om det är flera år. Det är därför mycket viktigt att ni redovisar rätt månadslön.

Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

  • Tidredovisning dag för dag.
  • Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

Tidredovisning dag för dag

Ni ska första gången en person redovisas skicka in lönespecifikationen för den personen och eventuellt intyget som visar hur stor del personen arbetar i projektet. Ni ska för personal som ska redovisa tid dag för dag skicka in underlag i form av tidredovisning. Ni kan använda vår mall för tidsredovisning eller utdrag från ert tidredovisningssystem.

Räkna om fast hel- eller deltid till antal timmar

I Min ansökan ska ni ange ett antal timmar. Som beräkningsgrund ska ni utgå från årsarbetstiden 1 720 timmar. Till exempel blir det för en person som inte har någon obetald frånvaro och arbetar 50 procent av arbetstiden i projektet under ett halvår 1 720 x 0,50 x 0,50 = 430 timmar.

Exempel på löneberäkning första gången en person förekommer i en ansökan om utbetalning

Anna har 40 000 kronor för heltidsarbete i grundlön per månad plus ett projektledartillägg på 5 000 kronor per månad för det aktuella projektet. Första månaden i projektet var hon föräldraledig några dagar och fick därför ut en bruttolön på 42 000 kronor. Ni ska trots det uppge 45 000 kronor som ordinarie månadslön för Anna. Första månaden ska ni bifoga Annas lönespecifikation för att styrka kostnaden.

Enhetskostnaden per timme för Anna blir 45 000 x 12 / 1 720 = 313,95 kronor.

Exempel på löneberäkning vid frånvaro

Anton var ledig för vård av barn tre dagar under en redovisningsperiod. De tre dagarna ska dras bort när ni anger antalet timmar Anton har arbetat i projektet. De dagarna har inte kostat projektet något eftersom Försäkringskassan betalar den tillfälliga föräldrapenningen.

Förvaltande myndighet använder årsarbetstiden 1 720 timmar i beräkningen av stödberättigande lönekostnad. Utslaget på 12 månader med i genomsnitt 20 arbetsdagar per månad gör det att en arbetsdag motsvarar 1 720 / 12 / 20 = 7,17 timmar. 20 dagar gäller alla månader.

Antons frånvarotid blir 3 x 7,17 = 21,51 timmar. Exemplet utgår från att Anton arbetar heltid i projektet. Om han i stället hade arbetat intygad fast deltid med 60 procent i projektet ska ni dra bort det antal timmar som motsvarar den procentandelen. Det vill säga 21,51 x 0,60 = 12,91 timmar.

Personal som arbetar varierande antal timmar per månad och därför använder tidredovisning ska bara redovisa den faktiskt arbetade tiden i projektet, inte frånvarotid.

Hur ska arbetstid redovisas?

Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

  • Tidredovisning dag för dag
  • Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i vår mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett, i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidsredovisa dag för dag.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget skall upprättas i anslutning till personens start i projektet eller när det är klarlagt vilken fast arbetstid personen skall arbeta i projektet och gäller tills vidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning då personen redovisas. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

När ni ansöker om utbetalning första gången i projektet ska ni ange personuppgifter, månadslön och arbetad tid för varje person som arbetat i projektet under redovisningsperioden. Följande utbetalningsansökningar räcker det att ange arbetad tid och uppgifter om eventuella nytillkomna personer.

Hur rapporterar vi schablon och indirekta kostnader?

Ni ska inte lägga in några uppgifter avseende schablonkostnader. Min ansökan räknar automatiskt ut belopp baserade på schabloner när ni redovisar personalkostnader. Schablonsatserna är fastställda per projektpartner i beslutet om stöd.

Hur redovisar vi klumpsumma?

Ni ska i ansökan om utbetalning lägga in hela det stödberättigande kostnadsbelopp som framgår av ert beslut om stöd, i kostnadsslaget Klumpsumma. Ni ska lägga hela beloppet på en enda verifikatrad. Trots att ni inte ska redovisa några fakturor i projekt med klumpsumma måste ni av tekniska skäl ange minst ett tecken i var och en av kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnen för datum anger ni periodens sista dag.

Ni ska även registrera medfinansieringen.

Hur redovisar vi medfinansiering?

Utöver utgifterna ska medfinansieringen för rapporteringsperioden redovisas. Medfinansieringen anges separat för varje organisation (stödmottagare och projektpartner). Valutakod ska alltid anges i ”SEK”.

Om stödandelen från ISF/BMVI är:

  • 75%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 25% av de redovisade kostnaderna
  • 90%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 10% av de redovisade kostnaderna

Om medfinansieringen inte anges korrekt går det inte att skicka in ansökan. Validera därför ansökan innan den skickas in.

Hur redovisar vi kontant medfinansiering?

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan.

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar tillgodo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Så här redovisar ni i ett projekt med faktiska kostnader

Söker ni stöd för köp av externa tjänster?

Tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigade om de har en tydlig koppling till er aktivitetsplan.

Kostnader för tjänster som ingår i schablonen för indirekta kostnader ska ni inte redovisa som en kostnad.

Om ni genomfört konferenser eller projektmöten som varar en heldag eller mer med flera projektpartner ska ni skicka in följande underlag

  • Inbjudan
  • Agenda/program
  • Deltagarlista
  • Mötesanteckningar
  • Koppling till aktivitetsplanen

Om ni köpt in konsulttjänster som behövs för genomförandet av projektet ska ni kunna skicka in underlag där det framgår

  • Vem som utfört tjänsten
  • Vad för typ av tjänst som utförts
  • Arbetade antal timmar och timkostnad alternativt avtalat belopp
  • Koppling till aktivitetsplanen

Om denna information inte tydligt framgår av fakturan ska leverantören tillhandahålla informationen exempelvis genom tidredovisning eller liknande. Ni skall också kunna tillhandahålla fullständig upphandlingsdokumentation.

Söker ni stöd för kostnader för resor och logi?

Ni ska redovisa kostnader för resor och logi för projektpersonal. Kostnader för externa experter och konsulters resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

När ni söker stöd för en resa ska ni kunna skicka in underlag som visar

  • Vem som gjort resan
  • Syfte
  • Vem man träffat

Ni får ta upp följande kostnader för projektpersonalens resor och logi

  • Resekostnader som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
  • Måltider, om de inte täcks av traktamente
  • Logi
  • Visum
  • Traktamenten

Även i situationer när ni inte måste skicka in verifierande underlag direkt skall dessa finnas tillgängliga. Det skall också gå att utläsa per verifikationsrad vem som upparbetat kostnaden, syftet och typ av kostnad.

Söker ni stöd för kostnader för investeringar, material och lokaler?

Ni ska redovisa kostnader för investeringar, material och lokaler som är budgeterade och godkända i beslutet om stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Om investeringar och material har ett värde när projektet avslutas kan Förvaltande myndighet besluta att endast en del av kostnaden är stödberättigad.

Den stödberättigande kostnaden utgörs i dessa fall av kvoten av antalet månader som återstår av projektet vid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris. En avvägning kommer göras avseende investeringens vikt för projektets genomförande.

När ni redovisar kostnader för lokaler ska ni skicka in en separat faktura för hyreskostnaden eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Kontaktuppgifter för mer information

E-post

eu-fonder@polisen.se

Telefon

Helga Levin, Gruppchef - 010-563 73 14
Charlotta Ahlström, Programexpert/Kommunikationsansvarig - 010-564 17 85
Anneli Eriksson Sundberg, EU-handläggare/Kommunikatör - 010-563 60 28
Sonja Graholski, Controller - 010-563 76 23
Jasmine Heinrup, Projektsamordnare - 010-565 05 27
Zebastian Hermansson, Verksamhetsutvecklare - 010-565 48 43 
Micael Hüttner, Projektsamordnare - 010-563 73 41
Teresa Klett, Verksamhetsexpert - 010-563 26 20
Mathias Lassinantti Jansson, Jurist - 010-563 94 86
Carina Malmberg, Projektadministratör - 010-564 17 96
Benjamin Skogqvist, Projektsamordnare - 010-563 73 37 (föräldraledig 241201-250830)

Postadress

Polismyndigheten
EA Gruppen för EU-fonder
F18
106 75 Stockholm

EU:s flagga med guldstjärnor mot blå botten samt texten "Medfinansieras av Europeiska unionen".