Att ansöka

Hur många specifika mål kan jag välja?

Svar: Enbart ett specifikt mål kan väljas.

Var hittar jag mer information om de specifika målen?

Svar: Du hittar mer information på www.polisen.se/isfbmvi och i de nationella programmen för ISF och BMVI

Jag valde fel specifikt mål och behöver välja om i e-tjänsten. Hur påverkar det texten jag redan lagt in?

Svar: En ändring av specifikt mål kommer att påverka vilka programindikatorer du kan välja för ditt projekt. Övrig text ligger kvar orörd.

Varför ställs frågan om –”projektet bygger vidare på resultat från andra insatser/projekt?”

Svar: Med frågan vill vi ha svar på om det som ska genomföras är en förädling av något som tidigare har utvecklats och i så fall vilket mervärde detta projekt ska bidra med. Vi är även intresserade av om projektet bygger vidare på resultat från forskningsprojekt.

Behöver sammanfattningen på svenska vara en exakt kopia av sammanfattningen på engelska?

Svar: Nej, ni bestämmer själva vad ni vill förmedla vidare om projektet på de olika språken.

Hur vet jag vilket arbetsställe jag ska välja?

Svar: Välj det arbetsställe som bäst överensstämmer med den sökande organisationen. Vid tveksamheter kontaktar du eu-fonder@polisen.se

Hur vet jag om en organisation jag samarbetar med i projektet bör vara med som projektpartner?

Svar: En projektpartner bör vara en organisation som har en roll och ett ansvarsområde i projektgenomförandet, och är med i utvecklingen av och har intresse för projektmålet, delmålen och slutresultaten. En projektpartner kan ta del av beviljat stöd.

Vad gör jag om jag inte hittar min projektpartnerorganisation i listan över organisationer?

Svar: Om du bara har sökt på organisationens namn, sök också på deras organisationsnummer. Om du fortfarande inte hittar organisationen i listan kontaktaktar du eu-fonder@polisen.se.

Hur detaljerad ska jag vara när jag beskriver projektets avgränsning? Avgränsning mot vad?

Svar: Bakgrundsbeskrivning och problemformulering inkluderar ofta en bredd av utmaningar och problem. Avgränsningen ska spegla vilket fokus just denna ansökan har och ge läsaren en förståelse för vilken del av problemet projektet ska ta sig an. Teckenbegränsningen på 2000 tecken ger en vägledning om hur omfattande denna beskrivning kan vara.

Vi har formulerat tre projektmål, men får bara ange ett. Hur löser vi det i ansökan?

Svar: Gör en bredare formulering av målet. Ni har möjlighet att välja upp till tre projektindikatorer som kan användas för att mäta att målet har uppnåtts. Säkerställ att ni väljer projektindikatorer som gör att alla delar i projektmålet går att följa upp.

Vad menas med delmål?

Svar: Ett delmål är en milstolpe som måste uppnås för att projektet ska kunna nå sitt projektmål. Det kan vara ett mål som ska uppnås efter en viss tid i projektet, men det kan även vara ett bland flera delmål som tillsammans bidrar till det större målet, där utfallet kan mätas först vid projektslut.

Vad är en delmålsindikator?

Svar: Delmålsindikatorer använder ni för att följa upp projektets delmål. Ni kan välja så många delmålsindikatorer som krävs för att kunna mäta att delmålet uppnåtts eller är på väg att uppnås.

När ska indikatorsutfall redovisas?

Svar: Utfall redovisas vid läges- och slutrapportering. Om utfall saknas anger ni 0.

Jag hittar ingen programindikator som passar in på vårt projekt. Kan vi skicka in ansökan utan att ange programindikatorsutfall?

Svar: Försök att identifiera åtminstone en programindikator för projektet. Skulle det vara helt omöjligt vill vi att ni tar en kontakt med Gruppen för EU-fonder innan ansökan skickas in.

När ska utfall rapporteras?

Svar: Målvärdet i ansökan är en prognos som följs upp under genomförandet. Rapportering om utfall sker vid läges- och slutrapportering.

Var i ansökan beskriver vi aktiviteterna som behöver genomföras för att följa upp programindikatorernas utfall?

Svar: Ni beskriver dem dels i anslutning till val av programindikator och målvärde för indikatorn och dels i Aktiviteter och under det obligatoriska arbetspaketet utvärdering/uppföljning.

Är det meningen att alla aktiviteter ska få plats inom de förifyllda arbetspaketen?

Svar: Det är obligatoriskt att åtminstone fylla i de förifyllda arbetspaketen. De flesta sökanden bör lägga till fler arbetspaket för att förklara projektets utveckling/genomförande. Förtydliga gärna i arbetspaketets namn att det avser utveckling/genomförande. Det går att lägga till valfritt antal arbetspaket.

Vad förväntas vi ange för aktiviteter under arbetspaketet uppföljning/utvärdering?

Svar: Om ni planerar utvärderingsaktiviteter i projektet anger ni vilka dessa är och huruvida utvärderingen genomförs av intern eller extern aktör. Det kan antingen röra sig om utvärdering av projektets genomförande och process och/eller utvärdering av projektets resultat och effekter. Ange även de aktiviteter ni ska genomföra för att följa upp delmål och projektmål, inklusive metod/aktivitet för att mäta indikatorernas utfall.

Vad är en riskhanteringsplan?

Svar: Riskhaneringsplanen är en obligatorisk bilaga till ansökan i vilken ni anger vilka interna och externa risker ni identifierat vid planeringen av ert projekt. Under frågan riskhantering i ansökan vill vi att ni tydliggör dessa utmaningar och sårbarheter och presenterar en strategi för hur ni kommer att hantera redan identifierade och eventuellt tillkommande risker.

Vad innebär hållbara resultat? Bör vi integrera en analys av resultatens påverkan på miljön?

Svar: Nej, denna fråga avser resultatens hållbarhet i kontexten långsiktighet och användbarhet. Vid eventuella inköp kommer de miljömässiga aspekterna att tas omhand och värderas inom ramen för upphandlingsförfarandet.

Instruktion till planeringsbudgeten

När ni gör er ansökan ska ni lämna uppgifter om projektets kostnader och finansiering. I planeringsfasen ska ni ha läst vad som gäller för stödberättigande kostnader, gjort en detaljerad planeringsbudget och tagit reda på vilket redovisningsalternativ ni ska använda för ert projekt.

Planeringsbudget

Planeringsbudgeten är en obligatorisk bilaga som ska bifogas ansökan om stöd. Det är ett verktyg som hjälper er att planera och strukturera kostnaderna i projektet.

Registrering partners:

• Ange sökande, projektnamn, projektperiod, EU-finansieringsgrad och projektpartner (rullist i kolumn EU-finansieringsgrad).
• Läs mer om enhetskostnader för personal och ange om ni kommer använda detta redovisningsalternativ (rullist)

1. Personal:

Enhetskostnader för personal:

• Ange partnernummer, befattning, timme (under Mån/tim), månadslön, och lönebikostnad (rullist i kolumn Partnernummer och Mån/tim).
• Ange antal timmar per år under ”Antal timmar/månader”. Max 1720 timmar kan budgeteras per helår. Ta hänsyn till antal månader som respektive medarbetare kommer arbeta i projektet. (antal timmar/år= 1720/12*antal månader*omfattning).
• Omfattning behöver inte anges

Faktiska kostnader (fast procentsats i projektet):

• Ange partnernummer, befattning, Månad (under Mån/tim), månadslön, lönebikostnad och omfattning. (rullist i kolumn Partnernummer och Mån/tim).
• Ange antal månader per år under ”Antal timmar/månader”.

2. Resor och logi:

• Ange partnernummer, planerade resor, á pris och antal.
• Ange total beräknad kostnad för respektive resa varje år under ”budgeterat belopp”.

3. Investeringar, material och lokaler:

Investeringar

• Ange partnernummer, investeringsobjekt/typ av material, á pris och antal.
• Ange total beräknad kostnad för respektive investering varje år under ”budgeterat belopp”.

För lokaler (enbart externa):

• Ange vilken typ av lokal det rör sig om i typ av kostnad. Ange total beräknad kostnad för respektive lokal varje år.

4. Externa tjänster

• Ange partnernummer, vilken typ av tjänst det rör sig om, á pris och antal.
• Ange total beräknad kostnad för respektive tjänst varje år under ”budgeterat belopp”.

5. Intäkter:

• Ange partnernummer, vilken typ av intäkt det rör sig om.
• Ange total beräknad summa för respektive typ av intäkt varje år (plusbelopp).

6. Finansiering:

• Ange partnernummer, typ av medfinansiering, och medfinansieringsbeloppet för varje år.
• I den blåmarkerade delen hittar ni en sammanställning som hjälper er att balansera ärendet till rätt medfinansieringsgrad. Positivt belopp bredvid ”Över/underfinansiering betyder att budgeten är underfinansierad och det krävs ytterligare medfinansiering. Negativt belopp betyder att budgeten är överfinansierad, detta kan förekomma och ger motsvarande lägre EU-stöd. Försök att ha rätt medfinansieringsgrad per år.

Budgetöversikt

Denna flik hämtar uppgifter automatiskt från flikarna 1-6 och kommer vara ett underlag för ansökningsbudgeten i Min ansökan.

• Andelen EU-medel som projektet kan få beräknas utifrån de totala kostnaderna i er budget. EU:s finansieringsgrad varierar mellan projekt. Det  är  viktigt att ”Stödandel (EU-medel) av faktiska kostnader” inte överstiger den maximala finansieringsgrad som gäller för din ansökan.
• Indirekta kostnader räknas automatisk med 15% av personalkostnaderna för projekt som har EU finansieringsgrad på 75% och 90%. Projekt som finansieras med 100% är inte berättigade till indirekta kostnader.
• Utgå från planeringsbudgetens budgetöversikt vid registrering av budget i Min ansökan. Fyll i en rad per partner för respektive kostnadsslag/medfinansiär i Min ansökan. Ingen detaljerad budget ska inte läggas in t i Min ansökan. 

Enhetskostnad för personal

Enhetskostnad för personal får användas som ett alternativ för att redovisa personalkostnader. Metoden kan användas för den personal som arbetar fast eller varierande andel i projektet. 

Enhetskostnaden beräknas enligt följande:

Månadslön x 12 / 1 720 timmar = timkostnad.

Enhetskostnaden = timkostnad + lönebikostnader baserad på stödmottagarens normala rutiner.

Följande gäller för enhetskostnad för personal:

• Projektpersonal är skyldiga att tidsredovisa dag för dag för att verifiera antal arbetade timmar. Tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Tidredovisning kan göras med hjälp av tidredovisningsmallen (länk till mallen).

Om ni har ett eget tidredovisningssystem, med motsvarande uppgifter, kan ni göra ett utdrag ur ert system. Personen som tidsredovisat i projektet ska intyga utdragets riktighet. Undantag kan göras om det går att följa i utdraget vem som lämnat uppgiften och när.

• Alla timmar som är semester, sjukdom eller annan frånvaro ska redovisas på ordinarie verksamhet.
• Max 1720 timmar per år får rapporteras. Hänsyn ska också tas till antal månader som personen arbetat i projektet. En person som börjar i projektet i juli, kan rapportera max 860 timmar för perioden juli – december (1720/12 * 6)
• Uppgifter om månadslön och lönebikostnader ska lämnas in första gången en person redovisar tid i projektet
• Det finns inget krav på separat projektredovisning i stödmottagarens bokföring enligt denna metod.

Uppräkning av enhetskostnaden

Enhetskostnaden räknas upp med 2,4 % var tolfte månad. Procentsatsen baseras på SCB-statistik och speglar den genomsnittliga löneökningen för tjänstemän i Sverige de senaste fyra åren. Procentsatsen kan justeras i framtiden.

De faktiska lönerevideringar som sker under projektperioden beaktas endast om personen byter roll i projektet.

Exempel

Sara har 35 000 kronor i månadslön. Faktisk lönebikostnad är 50%

Enhetskostnad = (35 000 * 12 /1720) * 1,5 = 366,28 kr

Sara började i projektet i januari 2022 och hon arbetade 100 timmar i projektet.

Den stödberättigande lönekostnaden för januari blir 366,28 * 100 = 36 628 kr

Enhetskostnad för Sara räknas upp med 2,4 % från och med februari 2023

I februari 2023 blir enhetskostnad för Sara 366,28 * 1,024 = 375 kr

Schablon för indirekta kostnader

Avser kostnader som är kopplade till projektet, men som inte går att identifiera som specifika direkta kostnader. Fondsekretariatet tillämpar en schablon på 15 % baserat på de totala stödberättigande personalkostnaderna. Inga beräkningsunderlag kommer att krävas i samband med ansökan för att projektägaren ska få indirekta kostnader beviljade. Indirekta kostnader behöver inte särredovisas i bokföringen.

Schablon för indirekta kostnader innefattar följande kostnader:

 Kontorslokalkostnader för projektpersonal

•  Kontorslokalkostnader för projektpersonalen.
• Förvaltning och drift av kontorslokaler, inklusive underhåll, städ/vaktmästeri och reparationer.
• Försäkringar kopplade till kontorslokaler för personal och till kontorsutrustning (brand, stöldförsäkring).
• El, värme, vatten.

Reception, kontorsservice, telekommunikation för projektpersonal

•  Kommunikation; till exempel telefon, internet, postservice, porto, visitkort.
• Kontorsutrustning (möbler, kontorsdatorer inklusive normalt förekommande kontorsprogramvaror för till exempel e-post, ordbehandling, kalkylering och registerhållning);
• Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll.
• Kontorsmaterial; papper, pennor, pärmar med mera.
• Kopieringskostnader.
• Bankavgifter; till exempel konto- och kortavgift.
• Böcker/tidningar, medlemsavgifter med mera.

Intern representation

• Mat, frukt, fikabröd, dryck och annan förtäring för projektpersonalen vid interna möten där deltagarna enbart kommer från en eller ett fåtal projektparter.

Registratur och arkivering

• Registratur- och arkiveringskostnader.

Övergripande styrning och ledning

•  Övrig indirekt personalkostnad i organisationen till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring, juridik med mera).

Centralt personalstöd för all personal i organisationen

•  Utbildning och annan kompetensutveckling för projektpersonal.
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
• Sjuk- och hälsovård.
• Frisk- och personalvårdsförmåner.