Ansökan om utbetalning

Rapporter och kompletteringar skickas in via e-tjänsten ”Min ansökan”.

1. Logga in i "Min ansökan". Kontakta gruppen för EU-fonder om du behöver lägga till kontaktpersoner som ska arbeta med ekonomiuppföljning och lägesrapporter i ”Min ansökan”.
2. Välj aktuellt projekt i ”Min ansökan”.
3. Tryck på ”Alternativ” och välj mellan:

• • Visa ansökan: om du vill se ansökan om stöd
  • Utbetalningar: om du vill skapa, arbeta med och skicka in en ansökan om utbetalning (ekonomisk rapport, indikatorsrapport, lägesrapport)
  • Komplettering: om du vill kommunicera med och skicka in filer till Polismyndigheten. Exempel på kompletteringar är signeringsunderlag, kompletterande information, ändring av kontouppgifter.
  • Flytta ansökan: inte aktuellt för ISF/BMVI

När  ansökan om utbetalning är inskickad öppnar du aktuell utbetalning och trycker på knappen ”Skriv ut signeringsunderlag”. Signeringsunderlaget skrivs ut, undertecknas av behörig person, skannas in och laddas upp i "Min ansökan" genom funktionen "Komplettering".

Signeringsunderlag i original skickas till:
Polismyndigheten, EA Gruppen för EU-fonder, F18, 106 75 Stockholm

Programindikatorer

Utfall för programindikatorer registrerar du direkt i ”Min ansökan”. Logga in, välj alternativet utbetalningar, klicka på rubriken Indikatorutfall och påbörja registreringen.

Vid varje rapportering registrerar du det ackumulerade värdet för vald programindikator. Det betyder att om det redan finns ett registrerat utfall plussar du på med det utfall som uppnåtts under aktuell projektperiod.

Genomförande och resultat

Redovisning av genomförande och resultat gör du i mall för läges- och slutrapport. I läges- och slutrapporten registrerar du även utfall för projekt- och delmålsindikatorer. Ladda upp och fyll i mall för lägesrapport eller mall för slutrapport och bifoga den till ansökan om utbetalning. Vid projektets sista ansökan om utbetalning skall Mallen "Verkliga huvudmän" skickas in. Ovanstående mallar hittar du på sidan "Blanketter och mallar".

När du befinner dig på sidan "Utbetalningar" trycker du på fliken "Dokument" och sedan på "Lägg till filer" för att bifoga den ifyllda rapporten.

Den ekonomiska redovisningen gör du direkt i ”Min ansökan”. Välj mellan att lägga till varje post för sig eller att rapportera via en CSV fil. 

• Personalkostnader rapporteras under fliken ”personalkostnader”
• Schablonkostnader beräknas och rapporteras automatiskt.
• CSV filen kan användas för övriga kostnadsslag (faktiska kostnader)

Hämta data genom CSV fil

Om du hämtar data från organisationens ekonomisystem och läser in i ”Min ansökan” kan flera utgiftsrader läsas in samtidigt.  Exportera uppgifterna till Excel och skapa en fil per organisation (stödmottagare och projektpartner). Säkerställ att den översta raden i Excelarket innehåller rätt rubriker. De måste vara rättstavade, men den inbördes ordningen spelar ingen roll.

Obligatoriska rubriker:

• Valutakod: ”SEK”
• Bilaga NO: ”-”
• Kostnadsslag: ”Resor och logi”, ”Investeringar, materiel och lokaler”, ”Externa tjänster”, ”Projektintäkter (negativ kostnad)”, ”Klumpsumma”.
• Leverantör: Ange firmanamn. Fältet ska enbart fyllas i om kostnader redovisas under följande kostnadsslag: 
  • Resor och logi
  • Investeringar, materiel och lokaler
  • Externa tjänster

Spara om filen i CSV format

Excelfilen sparas i CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen och spara den i filformatet CSV (kommaavgränsad).

Ladda upp filen till "Min ansökan". Vid uppladdningen väljer du vilken stödmottagare och projektpartner filen avser. Det är möjligt att ladda upp flera filer samtidigt och peka på vilka filer som ska kopplas mot vilken organisation.

Lägg till vertikalfil

Om data i en enskild cell i CSV-filen inte går att läsa in hoppar systemet över den cellen och går till nästa. Om det är få luckor är det enkelt att göra en rättning rad för rad, men om det är flera luckor är det enklare att rätta felen i CSV-filen och ladda upp filen igen.

Redovisa medfinansiering

Utöver utgifterna ska medfinansieringen för rapporteringsperioden redovisas. Medfinansieringen anges separat för varje organisation (stödmottagare och projektpartner). Valutakod ska alltid anges i ”SEK”.

Om stödandelen från ISF/BMVI är:

• 75%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 25% av de redovisade kostnaderna
• 90%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 10% av de redovisade kostnaderna

Om medfinansieringen inte anges korrekt går det inte att skicka in ansökan. Validera därför ansökan innan den skickas in.

Obligatoriska bilagor till den ekonomiska rapporten

Till varje ansökan om utbetalning skall bifogas de bilagor och mallar som är relevanta för just det redovisande projektet. På sidan ”Bilagor och mallar” hittar du underlag som stödjer dig i redovisningsprocessen.

Samtliga projekt skall lämna in en budgetförbrukningsplan. För personalredovisning finns det dels en tidredovisningsmall och dels en mall för intygande om fast hel- eller deltid i projektet. Beroende på hur projektet redovisar sin personal kan man välja valfri mall. Man kan också välja att skicka in egna underlag som ger samma information exempelvis utdrag från ett internt tidredovisningssystem.

Redovisas ny personal skall också underlag bifogas vilket styrker personalens månadslön. Sådant underlag kan exempelvis vara lönespecifikation eller anställningsavtal. De projekt som tillämpar redovisningsalternativet faktiska kostnader skall också bifoga ett huvudboksutdrag.