Vilka kostnader är stödberättigande?

Kostnader för löner är stödberättigande om

• De har uppstått genom arbete i projektet
• Det finns anställningsavtal och arbetsbeskrivning för den som får lön
• Ni som projektägare inte har tagit emot stöd för lönekostnaderna från annat håll, till exempel genom lönebidrag eller anställningsstöd

Det finns två sätt att redovisa arbetad tid:

• Tidredovisning dag för dag
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

Tidredovisning dag för dag

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i Förvaltande myndighets mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

Fast hel- eller deltid

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidredovisa dag för dag.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget skall upprättas i anslutning till personens start i projektet eller när det är klarlagt vilken fast arbetstid personen skall arbeta i projektet. Intyget gäller tillsvidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

Beräkning av enhetskostnad  

Förvaltande myndighet använder en anställds angivna månadslön för beräkning av en timlön med hjälp av följande formel:

• Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltids anställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. Förvaltande myndighet kommer att använda den för all projektpersonal.

Timlönen används sedan hela projektperioden med undantag för att förvaltande myndighet kommer att räkna upp den var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare kommer den årliga uppräkningen att vara 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i beviljade projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten ligger dock fast.

Uppjusteringen av timlönen räknas från individens startdatum i projektet och indikatorn för uppjustering är varje gång en ny tolvmånadersperiod startar. Uppräkningen av timlön görs den redovisningsperioden då individens uppjusteringsindikation återfinns och kommer beräknas på all redovisad tid för den individen, under den redovisningsperioden och därefter.

I den ordinarie månadslönen får inräknas eventuella projektrelaterade tillägg och eventuellt löneväxlat belopp, exklusive eventuella förmånsvärden. Så kallad löneväxling innebär att en projektmedarbetare har valt att växla en del av sin månadslön exempelvis mot en premie för privat tjänstepensionsförsäkring. Ni som projektägare kan då redovisa både den bruttolön som betalas ut till medarbetaren och den del som tecknas upp som privat tjänstepension som en stödberättigande del av månadslönen. Ett avtal om löneväxling mellan projektägare och den anställde ska finnas.

Frånvarotid är bara stödberättigande om kostnaden belastar projektet

Om personal som arbetar fast hel- eller deltid varit frånvarande behöver ni inte räkna bort tid för eventuell sjukfrånvaro under de första 14 dagarna. Däremot ska ni justera bort frånvaro utan lön från antalet redovisade timmar. Sådan tid medför inte lönekostnader för projektet och är därför inte stödberättigande. Det gäller till exempel vid VAB, föräldraledighet och sjukfrånvaro efter dag 14.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag.

Exempel på beräkning av timanställd personal

David var timanställd i projektet 31 timmar under oktober. Hans timlön var 220 kronor inklusive semesterersättning.

Den stödberättigande lönekostnaden för David i oktober blir 220 x 1720/12 = 31 533 kronor. I personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning redovisas 31 533 kronor i månadslön.

31 timmar x 220 kronor per timme = 6 820 kronor räknas automatiskt fram.

Procentsatsen för lönebikostnader slås fast i beslut om stöd, och följer sedan med vid varje ansökan om utbetalning. Systemet räknar automatiskt ut beloppet, baserat på lönekostnaderna och procentsatsen för lönebikostnader.

För att det ska anses stödberättigande, så får schablonen innefatta

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
• Semestertillägg
• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

För projekt beslutade till och med 2024 fastställs schablonsatsen vid första ansökan om utbetalning istället för i beslut om stöd.

Baserat på summan av lönekostnader och lönebikostnader beräknas det stödberättigande beloppet automatiskt utifrån den beslutade procentsatsen.

Exempel

Ett projekt som drivs av en kommun har för perioden januari - mars stödberättigande lönekostnader på 200 000 kronor. Kommunens schablon för lönebikostnader är 48 procent enligt beslut om stöd.

Basen för schablonen på upp till 40 procent blir därmed 200 000 + (200 000 x 0,48) = 296 000 kronor.

Om kommunen har valt den högsta tillåtna nivån 40 procent för övriga kostnader blir de totala stödberättigande kostnaderna 296 000 + (296 000 x 0,40) = 414 400 kronor.

Om ert projekt ska redovisa faktiska kostnader och ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande. Med projektintäkter avses till exempel intäkter från:

• Biljetter
• Försäljning
• Deltagaravgifter
• Uthyrning
• Tjänster som projektet tillhandahåller

När ni redovisar projektets intäkter på kostnadsslaget Projektintäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan av intäkterna. Om intäkten bara delvis har samband med projektverksamheten ska ni beräkna den projektrelaterade intäkten med hjälp av en lämplig fördelningsmodell.

Köp av extern sakkunskap och andra externa tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigande.

Tjänster som innefattas i schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande.

Om ni inom projektet har behov av en tjänst är grundregeln att ni ska upphandla tjänsten externt. I undantagsfall kan Förvaltande myndighet godkänna en internt fakturerad tjänst i kostnadsslaget Externa tjänster. Det ska i så fall handla om en punktinsats där det är mer kostnadseffektivt att anlita personal från en annan enhet inom er organisation under ett fåtal timmar i stället för att upphandla den tjänsten externt. Förvaltande myndighet bedömer från fall till fall om den internfakturerade kostnaden kan godkännas.

Följande kostnader för projektpersonalens resor och logi är stödberättigade:

• Resor som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
• Måltider, om de inte täcks av traktamente
• Logi
• Visum
• Traktamenten
• Arbetsgivaravgifter för traktamenten och reseersättningar.

Konsulters kostnader för resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

Investering och material

Kostnader för investeringar och material är stödberättigande om de köps, hyrs eller leasas av projektet. Investeringar som belastar projektet ska vara budgeterade och godkända i beslutet om stöd.

• Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. Att uppföra eller köpa en byggnad är också en form av investering. En investering bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år.
• Till kostnader för material räknas inköp av utrustning av karaktären förbrukningsmateriel, till exempel laboratoriekemikalier som behövs för projektaktiviteter.

Om utrustningen som ni leasar eller köper in kommer att ha ett värde när projektet avslutas kan Förvaltande myndighet besluta att kostnaden bara är stödberättigande till en viss del.

Om ni säljer utrustningen i samband med att projektet avslutas ska ni räkna av inkomsten från projektets stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

• Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Lokaler

Kostnader för andra lokaler än projektpersonalens kontor kan vara stödberättigande som direkt kostnad i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller speciallokaler som behövs i projektverksamheten. Exempel är lokaler för laboratorie-, inkubator- eller testbäddsverksamhet.

Om det är en extern lokal kan ni få stöd för kostnader motsvarande den andel av lokalytan och den tid ni använder lokalerna enbart för att genomföra aktiviteter i projektet. Ni ska kunna visa antingen en separat faktura eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av kostnaden som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Om det är en intern lokal ska ni ha en tydlig beräkningsmodell som visar hur ni beräknat lokalkostnaden för de aktiviteter som genomförs inom projektet. Oavsett vilken hyra ni eventuellt skulle ta av andra vid uthyrning av lokalen är det endast den faktiskt havda kostnaden som kan vara stödberättigande i projektet.

Kostnader för projektpersonalens kontor innefattas av schablonen för indirekta kostnader. Ni kan därför inte ta upp dessa som en direkt kostnad, även om separat faktura finns. Det gäller oavsett vem som äger lokalerna och var de ligger.

Exempel

I ett projekt arbetar en projektledare, en projektekonom och fem forskare. Alla sju har kontor där de utför en del av projektarbetet. Kontorslokalerna är en indirekt kostnad och får därför inte redovisas under något annat kostnadsslag än schablonkostnader.

De fem forskarna använder dessutom ett laboratorium för att undersöka om en tidigare oprövad teknik kan användas för att minska koldioxidutsläppen i regionen.

• Projektägaren kan visa att kostnaden för hela laboratoriet under november månad är 40 000 kronor.
• De fem forskarna använder 50 procent av laboratorieytan för projektaktiviteter i genomsnitt 50 procent av tiden under november.

Den stödberättigande kostnaden för lokaler i november blir då (40 000 kronor x 0,5) x 0,5 = 10 000 kronor.”

Schablonerna för indirekta kostnader innefattar alla typer av kostnader som räknas upp i följande lista:

Kontorslokalkostnader för projektpersonal

• Kontorslokalkostnader för projektpersonalen
• Förvaltning och drift av kontorslokaler, inklusive underhåll, städ/vaktmästeri och reparationer
• Försäkringar kopplade till kontorslokaler för personal och till kontorsutrustning (brand, stöldförsäkring)
• El, värme, vatten
• Reception, kontorsservice, telekommunikation för projektpersonal
• Kommunikation; till exempel telefon, internet, postservice, porto, visitkort
• Kontorsutrustning (möbler, kontorsdatorer inklusive normalt förekommande kontorsprogramvaror för till exempel e-post, ordbehandling, kalkylering och registerhållning); Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll
• Kontorsmaterial; papper, pennor, pärmar med mera
• Kopieringskostnader.
• Bankavgifter; till exempel konto- och kortavgift
• Böcker/tidningar, medlemsavgifter med mera

Intern representation

• Mat, frukt, fikabröd, dryck och annan förtäring för projektpersonalen vid interna möten där deltagarna enbart kommer från en eller ett fåtal projektparter (se exempel nedan).

Registratur och arkivering

• Registratur- och arkiveringskostnader

Övergripande styrning och ledning

• Övrig indirekt personalkostnad i organisationen till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring, juridik med mera)

Centralt personalstöd för all personal i organisationen

• Utbildning och annan kompetensutveckling för projektpersonal
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst
• Sjuk- och hälsovård
• Frisk- och personalvårdsförmåner

Förvaltande myndighets definitioner i detta sammanhang

Projektpersonal avser personal som är anställd hos projektägaren, eller hos annan projektpartner i ett projekt, och där de stödberättigade personalkostnaderna utgör underlag för schablonpåslag för indirekta kostnader.

Direkt kostnad är en kostnad för något annat än det som nämns i listan ovan, förutsatt att den har en direkt koppling till projektgenomförandet och kan verifieras med bokförings- och fakturaunderlag. En direkt kostnad ska gå att utläsa av en faktura direkt ställd till projektet. Den får inte utgöra en schablonandel av en större faktura. För att vara stödberättigande ska en direkt kostnad gå att redovisa i något av kostnadsslagen:

1. Löner (som via schablonpåslag ger effekt även på lönebikostnaderna)
2. Externa tjänster
3. Resor och logi
4. Investeringar, materiel och lokaler

Begagnade inventarier är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda:

1. Inget annat stöd för utrustningen har tagits emot
2. Utrustningens pris är marknadsmässigt
3. Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder

Moms är en stödberättigande kostnad om projektets budget är högst 46,5 miljoner kronor. Men bara om momsbeloppet går att härleda till en projektbokförd kostnad som är relaterad till projektet. I projekt med statsstöd enligt EU:s allmänna gruppundantagsförording är återvinningsbar moms aldrig stödberättigad.

Om ni som projektpartner saknar avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet ska ni redovisa era kostnader inklusive moms.

Om ni, i ett projekt med budget över 46,5 miljoner kronor, har avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet får ni inte ta upp moms som en stödberättigande kostnad i projektet. Det innebär att ni ska redovisa era kostnader exklusive moms.

Kontakta Skatteverket och ta reda på vilka momsregler som gäller för just ert projekt. De regler som gäller för er ordinarie verksamhet gäller nämligen inte nödvändigtvis för projektet.

Köp av obebyggda och bebyggda fastigheter är stödberättigande om:

• Kostnaderna utgör högst 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna
• Det finns en direkt koppling mellan köpet och syftet med projektet
• Ni som projektägare kan styrka att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet
• Det inte har beviljats några nationella bidrag eller EU-medel för byggnaden under de senaste 10 åren, om fastigheten är bebyggd

Om ni köper en obebyggd fastighet för att genomföra en miljöskyddsinsats är kostnaderna för köpet bara stödberättigande om köpet har godkänts av Förvaltande myndighet. Ni får sedan bara använda fastigheten för det avsedda ändamålet och under den tid som är fastställd i Förvaltande myndighets godkännande. Fastigheten får inte användas för jordbruk.

Intern representation är när projektpersonal inklusive personal från eventuella projektpartner träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Grundprincipen är att förtäring i dessa sammanhang ska innefattas i schablonen för indirekta kostnader. Undantag får göras vid möten som pågår en eller flera arbetsdagar med deltagare från ett flertal projektpartner i ett projekt.

Exempel från två olika möten i ett projekt med fyra projektpartner:

• Projektpersonal från två projektpartner träffas en förmiddag för att planera en projektaktivitet. Mat och dryck innefattas i schablonen för indirekta kostnader och får därför inte redovisas som direkt kostnad. Det gäller även om det finns separat faktura och andra stödjande dokument.
• Projektpersonal från alla fyra projektpartner träffas en hel arbetsdag för ett upptaktsmöte inför ett nytt verksamhetsår inom projektet. Mat och dryck får redovisas som direkt kostnad i kostnadsslaget Externa tjänster. Förutsatt att den kan styrkas med faktura, inbjudan, program, deltagarförteckning och i förekommande fall mötesanteckningar.

Extern representation i form av mat och dryck kan under följande förutsättningar utgöra stödberättigande direkta kostnader i kostnadsslaget Externa tjänster. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande.

• Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.
• Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
• Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

• Finansiella kostnader som till exempel transaktionsavgifter, växlingsavgifter och räntekostnader
• Böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader
• Kostnader för upprättande av avtal mellan projektpartner

ISF/BMVI finansierar vanligtvis 75 % av kostnaderna i projektet. Projekt som omfattar prioriterade områden kan få upp till 90 %, och driftsstöd 100 %. Den del av projektet som inte finansieras av fonden (25 % eller 10 %) benämns medfinansiering. Kostnaderna måste täckas av sökande själv eller av andra finansiärer – projektpartners eller genom bidrag från tredje part.

Ett exempel på medfinansiering är att en organisation står för en del av sina egna projektkostnader, t.ex. lönekostnader eller resekostnader.

Offentlig medfinansiering

Offentlig medfinansiering innebär att projektet medfinansieras genom en offentlig organisation eller offentligrättsligt organ på nationell, regional eller lokal nivå.

Privat medfinansiering

Privat medfinansiering innebär att projektet medfinansieras genom privata aktörer.

Alla kostnader som inte är finansierade av annan part ska täckas av stödmottagaren. Dessa medel får inte komma från andra EU-källor. Stödmottagarens del behöver beräknas manuellt i planeringsbudgeten med hänsyn tagen till projektets kostnader, finansiering från fonden, intäkter och eventuell medfinansiering från tredje part eller projektpartner.

Medfinansiering från projektpartner

Finansiering från projektpartner ska vara dokumenterad och bokförd hos denna (med undantag för kostnader som omfattas av reglerna för förenklade redovisningsalternativ). Medfinansiering får inte utgöras av medel från andra EU-källor. Medfinansiering från en projektpartner ska inte förväxlas med bidrag från tredje part.

Gruppen för EU-fonder kan vid behov kräva in dokumentation som styrker villkoren för projektpartner.

Bidrag från tredje part

En organisation kan finansiera ett projekt utan att ta del av EU stödet. Endast finansiering för att täcka sökandes eller projektpartnerns stödberättigande kostnader ska redovisas i projektets budget.

Finansiering från tredje part ska finnas bokförd hos sökanden som en intäkt. Medfinansiering får inte utgöras av medel som kommer från andra EU-källor.

Intäkter

Alla intäkter i projektet ska redovisas. Ett EU-projekt får inte gå med vinst, det innebär att de totala intäkterna/finansieringen i projektet inte får överskrida de totala kostnaderna. Projekt får inte bedrivas i vinstsyfte. Om projektet genererar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller andra liknande intäkter. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i projektbudgeten ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.

För alla offentliga aktörer såsom statliga och kommunala myndigheter gäller lagen (2016:1145, 2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt Lag (2011:1029) för upphandling inom försvars – och säkerhetsområdet (LUFS). För övriga aktörer, både privata och ideella, gäller att alla inköp ska ske på affärsmässiga villkor. Gruppen för EU-fonder rekommenderar stödmottagare att ta hjälp av den egna organisationens inköps-/upphandlingsenhet vid inköp i projektet.

Varje organisation som gör inköp är ansvarig för sina avtal och att tillse att avtalens villkor följs.

För mer information om de bestämmelser som gäller vid offentlig upphandling rekommenderas:

• Konkurrensverket; konkurrensverket.se
• Upphandlingsmyndigheten; www.upphandlingsmyndigheten.se 

Utgifterna i projektet ska vara dokumenterade och ordnade för att kunna kontrolleras.

Bokföringen ska vara separerad från den ordinarie redovisningen (metod faktiska kostnader). Stödmottagaren ansvarar för att alla relevanta underlag, både räkenskapshandlingar och övriga projektrelaterade handlingar, i original, finns tillgängliga fem år efter att den sista utbetalningen till projektet genomförts, alternativt återbetalning mottagits.

Stödmottagaren ska samla alla projektrelaterade underlag i pärmar hos projektledaren eller motsvarande lämpligt upplägg.