Ansökan om utbetalning

Här ska du fylla i ett antal celler som berör projektet och perioden som du ska rapportera.

• I cellen Projektnamn fyller du i vad ditt projekt heter. Om du inte kommer ihåg vad det heter titta i beslut om stöd eller Min ansökan.
• I cellen Stödmottagare skriver du in din organisations namn.
• I cellen Projektperiod från och med fyller du i projektets startdatum enligt beslut om stöd.
• I cellen Projektperiod till och med fyller du i projektets slutdatum enligt beslut om stöd.
• I cellen Diarienummer fyller du i projektets diarienummer som du ser i beslut om stöd (inte Ärendeid).
• I cellen Ärendeid fyller du i projektets ärendeid som du ser i beslut om stöd och i Min ansökan.
• I cellen Lägesrapportnummer fyller du i det nummer som rapporteringsperioden tillhör. Exempelvis: Om det är andra rapporteringsperioden du ska rapportera, så skriver du att det är lägesrapportnummer 2, om det är första gången du ska rapportera så är det lägesrapport nummer 1
• I cellen Redovisningsperiod från och med fyller du i startdatument för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.
• I cellen Redovisningsperiod till och med fyller du i slutdatumet för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.
• På frågan Har ni fått eller förväntar ni er att få ersättning från andra offentliga organisationer eller EU-organ för att täcka kostnaderna i den här ansökan? Svara du JA om du fått annat stöd för arbetet ni gör i projektet än det ni får från Polismyndigheten genom fonden för inre säkerhet. Svara NEJ om du inte fått det.
• Om du svarat JA på frågan innan så ska du räkna upp vad för annat stöd du fått från andra offentliga organ eller EU-organ.

Här ska du fylla i alla arbetspaket och aktiviteter för ditt projekt. Ditt projekt har minst 3 arbetspaket: Genomförande, kommunikation och uppföljning/utvärdering.

Skriv in arbetspaketets namn i fältet Arbetspaket. Skriv in aktivitetens namn i fältet Aktivitet. I fältet Beskrivning av genomförda och pågående aktiviteter fyller du i vad ni har arbetat med i aktiviteten under rapporteringsperioden. I fältet Status fyller du i om arbete i aktiviteten pågår, är genomförd (alltså ni är klara med arbetet i aktiviteten) eller Försenad om arbetet i aktiviteten är försenat.

Om en aktivitet inte påbörjats så skriv det i fältet Beskrivning, samt om det beror på en försening så skriver du in i status att aktiveten är försenad.

I fältet Måluppfyllelse ska du beskriva hur arbetet i projektet har framskridit i relation till målet i projektet. Hur arbetar ni konkret för att nå målet, sammanfatta vilka delmål och konkreta resultat ni uppnått under perioden eller har arbetat med under perioden.

Ligger ni i fas för att uppnå projektmålet och leverera era konkreta resultat vid projektslut?

I fältet Utfall programindikatorer ska du berätta varför utfallet ser ut som det gör. Om utfall saknas motiverar du varför. Om du har korrigerat utfall som tidigare rapporterats in ska du skriva vilken indikator det gäller och varför korrigeringen behövde göras.

I tabellen Utfall för projektindikatorer ska du fylla i ditt projekts projektindikatorer, målvärde – dessa ska stämma överens med uppgifterna i ansökan om stöd. Fyll i periodens utfall, samt det ackumulerade utfallet sedan projektstart och indikatorns mätenhet (tex procent om indikatorn är en process). Under kommentar motiverar du utfallet.

I tabellen Utfall för delmålsindikatorer ska du fylla i ditt projekts delmålsindikatorer samt målvärde – dessa ska stämma överens med uppgifterna i ansökan om stöd. Fyll i periodens utfall, samt det ackumulerade utfallet sedan projektstart och indikatorns mätenhet (tex procent om indikatorn är en process). Under kommentar motiverar du utfallet för indikatorn.

I fältet Jämställdhet och icke-diskriminering ska du beskriva hur du arbetar i projektet för att motverka diskriminering och arbetar för jämställdhet och likabehandling. Dessa horisontella principer är del av EU:s stadga för grundläggande rättigheter. Beskriv hur projektet arbetar med detta och om ojämlikheter eller diskriminering identifierats i genomförandet beskriv vad ni har satt in för åtgärder för att rätta till det.

I fältet Omständigheter som påverkar projektets genomförande och resultat ska du beskriva vilka förändringar som skett i projektet som kan påverka projektets planerade genomförande samt dess mål och resultat. Du ska till exempel beskriva varför aktiviteter inte har genomförts enligt plan eller är försenade, du ska beskriva varför eventuella aktiviteter tagits bort eller slagits samman och vad som påverkas av förändringen. Du ska beskriva hur ni hanterar att omständigheterna förändras och hur ni ser till att den negativa påverkan blir så liten som möjligt. Skriv också hur ni uppdaterar er riskanalys för projektet med de nya omständigheterna i åtanke.

I fältet Projektorganisation och samverkan med partnerorganisationer och andra relevanta organisationer ska du skriva hur ni i projektet har samverkat med era projektpartner och/eller andra organisationer för att komma framåt i projektgenomförandet under perioden. Berätta också om eventuella förändringar som skett i projektorganisationen.

I fältet Kommunikation och synliggörande ska du beskriva hur ni i projektet under perioden har arbetat med extern och intern förankring av de resultat/metoder/processer som projektet tar fram. Beskriv hur ni har arbetat med att ge kunskap och bygga förståelse hos eventuella slutanvändare. Beskriv hur ni under perioden har arbetat med att informera och sprida kännedom om projektet och dess resultat hos allmänheten. Beskriv hur ni i de olika aktiviteterna som genomförts synliggjort att arbetet i projektet finansieras från EU.

I fältet Uppföljning och utvärdering ska du beskriva hur ni i projektet under perioden har arbetat med uppföljning av projektets aktiviteter och indikatorer. Beskriv hur resultatet från uppföljning har implementerats i projektarbetet för att uppnå så bra resultat som möjligt. Beskriv hur eventuella rekommendationer/förbättringsförslag bidragit till att projektets mer hållbara resultat och bättre måluppfyllelse.

I fältet Behöver ni ändra beslut om stöd kommande 6 månader ska du skriva om det finns behov av ändringar i projektet i närtid (6 månader framåt) som påverkar beslut om stöd. Beskriv vad det är för ändring som ni ser behövs och varför den är nödvändig. Du kan läsa mer om vilka ändringar som kräver ett formellt beslut under Ändringar i beslut om stöd.

Fältet Övrig information kan du använda för att ytterligare öka förståelsen för tex rapporterade aktiviteter, omvärldshändelser som påverkar projektet, eller kanske om du är intresserad av att Gruppen för EU-fonder kommer och hälsar på ditt projekt för att få mer förståelse och kunskap om ditt specifika projekt, eller om ni vill visa era resultat.