Ansökan om utbetalning

Mallen för lägesrapport hittar du under Blanketter och mallar. Här beskrivs hur du ska fylla i mallen för lägesrapport.

1. Information om stödmottagare och projekt

Här ska du fylla i ett antal celler som berör projektet och perioden som du ska rapportera.

• I cellen Projektnamn fyller du i vad ditt projekt heter. Om du inte kommer ihåg vad det heter titta i beslut om stöd eller Min ansökan.
• I cellen Stödmottagare skriver du in din organisations namn.
• I cellen Projektperiod från och med fyller du i projektets startdatum enligt beslut om stöd.
• I cellen Projektperiod till och med fyller du i projektets slutdatum enligt beslut om stöd.
• I cellen Diarienummer fyller du i projektets diarienummer som du ser i beslut om stöd (inte Ärendeid).
• I cellen Ärendeid fyller du i projektets ärendeid som du ser i beslut om stöd och i Min ansökan.
• I cellen Lägesrapportnummer fyller du i det nummer som rapporteringsperioden tillhör. Exempelvis: Om det är andra rapporteringsperioden du ska rapportera, så skriver du att det är lägesrapportnummer 2, om det är första gången du ska rapportera så är det lägesrapport nummer 1
• I cellen Redovisningsperiod från och med fyller du i startdatument för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.
• I cellen Redovisningsperiod till och med fyller du i slutdatumet för den period som du ska rapportera i lägesrapporten. Du hittar datumen för redovisningsperioderna i beslut om stöd under rapporteringsperioder.
• På frågan Har ni fått eller förväntar ni er att få ersättning från andra offentliga organisationer eller EU-organ för att täcka kostnaderna i den här ansökan? Svara du JA om du fått annat stöd för arbetet ni gör i projektet än det ni får från Polismyndigheten genom fonden för inre säkerhet. Svara NEJ om du inte fått det.
• Om du svarat JA på frågan innan så ska du räkna upp vad för annat stöd du fått från andra offentliga organ eller EU-organ.

2. Arbetspaket och aktiviteter

Här ska du fylla i alla arbetspaket och aktiviteter för ditt projekt. Ditt projekt har minst 3 arbetspaket: Genomförande, kommunikation och uppföljning/utvärdering.

Skriv in arbetspaketets namn i fältet Arbetspaket. Skriv in aktivitetens namn i fältet Aktivitet. I fältet Beskrivning av genomförda och pågående aktiviteter fyller du i vad ni har arbetat med i aktiviteten under rapporteringsperioden. I fältet Status fyller du i om arbete i aktiviteten pågår, är genomförd (alltså ni är klara med arbetet i aktiviteten) eller Försenad om arbetet i aktiviteten är försenat.

Om en aktivitet inte påbörjats så skriv det i fältet Beskrivning, samt om det beror på en försening så skriver du in i status att aktiveten är försenad.

3. Måluppfyllelse

I fältet Måluppfyllelse ska du beskriva hur arbetet i projektet har framskridit i relation till målet i projektet. Hur arbetar ni konkret för att nå målet, sammanfatta vilka delmål och konkreta resultat ni uppnått under perioden eller har arbetat med under perioden.

Ligger ni i fas för att uppnå projektmålet och leverera era konkreta resultat vid projektslut?

4. Utfall för programindikatorer

I fältet Utfall programindikatorer ska du berätta varför utfallet ser ut som det gör. Om utfall saknas motiverar du varför. Om du har korrigerat utfall som tidigare rapporterats in ska du skriva vilken indikator det gäller och varför korrigeringen behövde göras.

5. Utfall för projektindikatorer

I tabellen Utfall för projektindikatorer ska du fylla i ditt projekts projektindikatorer, målvärde – dessa ska stämma överens med uppgifterna i ansökan om stöd. Fyll i periodens utfall, samt det ackumulerade utfallet sedan projektstart och indikatorns mätenhet (tex procent om indikatorn är en process). Under kommentar motiverar du utfallet.

6. Utfall för delmålsindikatorer

I tabellen Utfall för delmålsindikatorer ska du fylla i ditt projekts delmålsindikatorer samt målvärde – dessa ska stämma överens med uppgifterna i ansökan om stöd. Fyll i periodens utfall, samt det ackumulerade utfallet sedan projektstart och indikatorns mätenhet (tex procent om indikatorn är en process). Under kommentar motiverar du utfallet för indikatorn.

7. Jämställdhet och icke-diskriminering

I fältet Jämställdhet och icke-diskriminering ska du beskriva hur du arbetar i projektet för att motverka diskriminering och arbetar för jämställdhet och likabehandling. Dessa horisontella principer är del av EU:s stadga för grundläggande rättigheter. Beskriv hur projektet arbetar med detta och om ojämlikheter eller diskriminering identifierats i genomförandet beskriv vad ni har satt in för åtgärder för att rätta till det.

8. Omständigheter som påverkar projketets genomförande och resultat

I fältet Omständigheter som påverkar projektets genomförande och resultat ska du beskriva vilka förändringar som skett i projektet som kan påverka projektets planerade genomförande samt dess mål och resultat. Du ska till exempel beskriva varför aktiviteter inte har genomförts enligt plan eller är försenade, du ska beskriva varför eventuella aktiviteter tagits bort eller slagits samman och vad som påverkas av förändringen. Du ska beskriva hur ni hanterar att omständigheterna förändras och hur ni ser till att den negativa påverkan blir så liten som möjligt. Skriv också hur ni uppdaterar er riskanalys för projektet med de nya omständigheterna i åtanke.

9. Projektorganisation och samverkan med andra organisationer

I fältet Projektorganisation och samverkan med partnerorganisationer och andra relevanta organisationer ska du skriva hur ni i projektet har samverkat med era projektpartner och/eller andra organisationer för att komma framåt i projektgenomförandet under perioden. Berätta också om eventuella förändringar som skett i projektorganisationen.

10. Kommunikation och synliggörande

I fältet Kommunikation och synliggörande ska du beskriva hur ni i projektet under perioden har arbetat med extern och intern förankring av de resultat/metoder/processer som projektet tar fram. Beskriv hur ni har arbetat med att ge kunskap och bygga förståelse hos eventuella slutanvändare. Beskriv hur ni under perioden har arbetat med att informera och sprida kännedom om projektet och dess resultat hos allmänheten. Beskriv hur ni i de olika aktiviteterna som genomförts synliggjort att arbetet i projektet finansieras från EU.

11. Uppföljning och utvärdering

I fältet Uppföljning och utvärdering ska du beskriva hur ni i projektet under perioden har arbetat med uppföljning av projektets aktiviteter och indikatorer. Beskriv hur resultatet från uppföljning har implementerats i projektarbetet för att uppnå så bra resultat som möjligt. Beskriv hur eventuella rekommendationer/förbättringsförslag bidragit till att projektets mer hållbara resultat och bättre måluppfyllelse.

12. Behöver ni ändra beslut om stöd under kommande 6 månader

I fältet Behöver ni ändra beslut om stöd kommande 6 månader ska du skriva om det finns behov av ändringar i projektet i närtid (6 månader framåt) som påverkar beslut om stöd. Beskriv vad det är för ändring som ni ser behövs och varför den är nödvändig. Du kan läsa mer om vilka ändringar som kräver ett formellt beslut under Ändringar i beslut om stöd.

13. Övrig information

Fältet Övrig information kan du använda för att ytterligare öka förståelsen för tex rapporterade aktiviteter, omvärldshändelser som påverkar projektet, eller kanske om du är intresserad av att Gruppen för EU-fonder kommer och hälsar på ditt projekt för att få mer förståelse och kunskap om ditt specifika projekt, eller om ni vill visa era resultat.

Om du hämtar data från organisationens ekonomisystem och läser in i ”Min ansökan” kan flera utgiftsrader läsas in samtidigt.  Exportera uppgifterna till Excel och skapa en fil per organisation (stödmottagare och projektpartner). Säkerställ att den översta raden i Excelarket innehåller rätt rubriker. De måste vara rättstavade, men den inbördes ordningen spelar ingen roll.

Obligatoriska rubriker:

• Valutakod: ”SEK”
• Bilaga NO: ”-”
• Kostnadsslag: ”Resor och logi”, ”Investeringar, materiel och lokaler”, ”Externa tjänster”, ”Projektintäkter (negativ kostnad)”, ”Klumpsumma”.
• Leverantör: Ange firmanamn. Fältet ska enbart fyllas i om kostnader redovisas under följande kostnadsslag: 
  • Resor och logi
  • Investeringar, materiel och lokaler
  • Externa tjänster

Spara om filen i CSV format

Excelfilen sparas i CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen och spara den i filformatet CSV (kommaavgränsad).

Ladda upp filen till "Min ansökan". Vid uppladdningen väljer du vilken stödmottagare och projektpartner filen avser. Det är möjligt att ladda upp flera filer samtidigt och peka på vilka filer som ska kopplas mot vilken organisation.

Lägg till vertikalfil

Om data i en enskild cell i CSV-filen inte går att läsa in hoppar systemet över den cellen och går till nästa. Om det är få luckor är det enkelt att göra en rättning rad för rad, men om det är flera luckor är det enklare att rätta felen i CSV-filen och ladda upp filen igen.

Till varje ansökan om utbetalning skall bifogas de bilagor och mallar som är relevanta för just det redovisande projektet. På sidan ”Bilagor och mallar” hittar du underlag som stödjer dig i redovisningsprocessen.

Samtliga projekt skall lämna in en budgetförbrukningsplan. 

För personalredovisning finns det dels en tidredovisningsmall och dels en mall för intygande om fast hel- eller deltid i projektet. Beroende på hur projektet redovisar sin personal kan man välja valfri mall. Man kan också välja att skicka in egna underlag som ger samma information exempelvis utdrag från ett internt tidredovisningssystem.

Redovisas ny personal skall också underlag bifogas vilket styrker personalens månadslön. Sådant underlag kan exempelvis vara lönespecifikation eller anställningsavtal. 

De projekt som tillämpar redovisningsalternativet faktiska kostnader skall bifoga ett huvudboksutdrag. Dessa projekt skall också skicka in de tio nominellt största verifikationsunderlagen (fakturor, kvitton eller liknande) per inköpsrelaterat kostnadsslag (externa tjänster, investeringar och resor). Undantag för sekretessklassat material som aldrig skall skickas in via Min ansökan. Ni behöver inte heller skicka in underlag för utgifter där totalkostnaden understiger 1 000 kronor i de fall redovisningen av kostnadsslaget endast innehåller mindre kostnadsposter. Tänk dock på att flera verifikationsrader kan relatera till samma kostnad exempelvis kan en samlingsfaktura för en konferens redovisas som representation i ett kostnadsslag och som lokalkostnad i ett annat. I detta exempel skall samlingsfakturan skickas in om fakturans totalsumma överstiger 1 000 kr.

Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060 artikel 74:1 skall projekten föra separata räkenskaper eller använda lämpliga redovisningskoder för alla transaktioner. Kombinerar vi detta med bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd får vi att det i de flesta fall är lämpligast att separera projektets redovisning med hjälp av projektspecifik kod vilket exempelvis kan vara kostnadsställe eller projektkod.

Förvaltande myndighet ansvarar för att kontrollera redovisningens riktighet. Detta görs bland annat genom kontroll av projektets huvudbok och i vissa fall även projektets grundbok.

Huvudbok

5 kap. 1 § första stycket BFL och Bokföringsnämndens allmänna råd 2.2 tydliggör att huvudboken är en presentation som visar affärstransaktioner och verifikationer i systematisk ordning.

En utförligare beskrivning finns tillgänglig i Bokföringsnämndens vägledning till BFNAR 2013:2.

Förvaltande myndighets tolkning avseende de lägsta kraven avseende huvudbokspresentation är att:

1: Huvudboken skall vara systematiskt sorterad dvs sorterad per konto enligt kontoplanen. Det skall också gå att se ingående och utgående saldo.

2: Det skall framgå när huvudboken är utskriven, vilken organisation den avser, vilken projektkod eller liknande projektsärskiljning som används och vilken redovisningsperiod som avses.

3: Huvudboken skall omfatta samtliga konton i kontoplanen. Man får alltså inte avgränsa sökområdet till exempelvis resultatkonton utan sökområdet skall vara samtliga konton även om det endast finns transaktioner på ett fåtal konton. Huvudboksutdraget kommer då endast visa de konton där transaktioner skett.

4: Varje bokföringstransaktion skall innehålla datum, verifikationsnummer eller motsvarande identifieringskod, beskrivning och belopp.

Ovanstående skall ses som de lägsta kraven avseende ett huvudboksutdrag och inte en fullständig lista. En huvudbok kan innehålla väsentligen mer information och huvudboken möjliggör en överblick av verksamhetens ställning och resultat löpande under räkenskapsåret.

Ni redovisar personalens lön direkt i Min ansökan under Ansökan om utbetalning genom att lägga till anställd personal. Första gången en anställd redovisas ska ni registrera följande uppgifter

• Namn
• Startdatum i projektet
• Roll i projektet
• Organisation
• Månadslön
• Arbetade timmar i perioden

Den månadslön ni anger ska vara personens ordinarie lön beräknad på heltid första månaden personen arbetar i projektet. Projektrelaterade tillägg den månaden får räknas in i månadslönen, förutsatt att det är tillägg som kommer att gälla under hela projektperioden. Tillfälliga avdrag den första månaden på grund av föräldraledighet, sjukdom eller liknande ska inte påverka den ordinarie månadslön som ni redovisar i första ansökan om utbetalning.

Som startdatum för en person ska ni ange det datum just den personen började arbeta i projektet. När ni har registrerat uppgifterna räknas redovisad periods löne- och lönebikostnader ut automatiskt. Första gången ni redovisar personalkostnader för en anställd ska ni bifoga underlag som styrker redovisad månadslön. Den första månadens lön utgör underlag för de stödberättigande personalkostnaderna för en person så länge den personen arbetar i projektet, även om det är flera år. Det är därför mycket viktigt att ni redovisar rätt månadslön.

Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

• Tidredovisning dag för dag.
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

Tidredovisning dag för dag

Ni ska första gången en person redovisas skicka in lönespecifikationen för den personen och eventuellt intyget som visar hur stor del personen arbetar i projektet. Ni ska för personal som ska redovisa tid dag för dag skicka in underlag i form av tidredovisning. Ni kan använda vår mall för tidsredovisning eller utdrag från ert tidredovisningssystem.

Räkna om fast hel- eller deltid till antal timmar

I Min ansökan ska ni ange ett antal timmar. Som beräkningsgrund ska ni utgå från årsarbetstiden 1 720 timmar. Till exempel blir det för en person som inte har någon obetald frånvaro och arbetar 50 procent av arbetstiden i projektet under ett halvår 1 720 x 0,50 x 0,50 = 430 timmar.

Exempel på löneberäkning första gången en person förekommer i en ansökan om utbetalning

Anna har 40 000 kronor för heltidsarbete i grundlön per månad plus ett projektledartillägg på 5 000 kronor per månad för det aktuella projektet. Första månaden i projektet var hon föräldraledig några dagar och fick därför ut en bruttolön på 42 000 kronor. Ni ska trots det uppge 45 000 kronor som ordinarie månadslön för Anna. Första månaden ska ni bifoga Annas lönespecifikation för att styrka kostnaden.

Enhetskostnaden per timme för Anna blir 45 000 x 12 / 1 720 = 313,95 kronor.

Exempel på löneberäkning vid frånvaro

Anton var ledig för vård av barn tre dagar under en redovisningsperiod. De tre dagarna ska dras bort när ni anger antalet timmar Anton har arbetat i projektet. De dagarna har inte kostat projektet något eftersom Försäkringskassan betalar den tillfälliga föräldrapenningen.

Förvaltande myndighet använder årsarbetstiden 1 720 timmar i beräkningen av stödberättigande lönekostnad. Utslaget på 12 månader med i genomsnitt 20 arbetsdagar per månad gör det att en arbetsdag motsvarar 1 720 / 12 / 20 = 7,17 timmar. 20 dagar gäller alla månader.

Antons frånvarotid blir 3 x 7,17 = 21,51 timmar. Exemplet utgår från att Anton arbetar heltid i projektet. Om han i stället hade arbetat intygad fast deltid med 60 procent i projektet ska ni dra bort det antal timmar som motsvarar den procentandelen. Det vill säga 21,51 x 0,60 = 12,91 timmar.

Personal som arbetar varierande antal timmar per månad och därför använder tidredovisning ska bara redovisa den faktiskt arbetade tiden i projektet, inte frånvarotid.

Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

• Tidredovisning dag för dag
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i vår mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett, i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidsredovisa dag för dag.

Förvaltande myndighet erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget skall upprättas i anslutning till personens start i projektet eller när det är klarlagt vilken fast arbetstid personen skall arbeta i projektet och gäller tills vidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning då personen redovisas. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

När ni ansöker om utbetalning första gången i projektet ska ni ange personuppgifter, månadslön och arbetad tid för varje person som arbetat i projektet under redovisningsperioden. Följande utbetalningsansökningar räcker det att ange arbetad tid och uppgifter om eventuella nytillkomna personer.

Ni ska inte lägga in några uppgifter avseende schablonkostnader. Min ansökan räknar automatiskt ut belopp baserade på schabloner när ni redovisar personalkostnader. Schablonsatserna är fastställda per projektpartner i beslutet om stöd.

Ni ska i ansökan om utbetalning lägga in hela det stödberättigande kostnadsbelopp som framgår av ert beslut om stöd, i kostnadsslaget Klumpsumma. Ni ska lägga hela beloppet på en enda verifikatrad. Trots att ni inte ska redovisa några fakturor i projekt med klumpsumma måste ni av tekniska skäl ange minst ett tecken i var och en av kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnen för datum anger ni periodens sista dag.

Ni ska även registrera medfinansieringen.

Utöver utgifterna ska medfinansieringen för rapporteringsperioden redovisas. Medfinansieringen anges separat för varje organisation (stödmottagare och projektpartner). Valutakod ska alltid anges i ”SEK”.

Om stödandelen från ISF/BMVI är:

• 75%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 25% av de redovisade kostnaderna
• 90%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 10% av de redovisade kostnaderna

Om medfinansieringen inte anges korrekt går det inte att skicka in ansökan. Validera därför ansökan innan den skickas in.

Hur redovisar vi kontant medfinansiering?

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan.

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar tillgodo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigade om de har en tydlig koppling till er aktivitetsplan.

Kostnader för tjänster som ingår i schablonen för indirekta kostnader ska ni inte redovisa som en kostnad.

Om ni genomfört konferenser eller projektmöten som varar en heldag eller mer med flera projektpartner ska ni skicka in följande underlag

• Inbjudan
• Agenda/program
• Deltagarlista
• Mötesanteckningar
• Koppling till aktivitetsplanen

Om ni köpt in konsulttjänster som behövs för genomförandet av projektet ska ni kunna skicka in underlag där det framgår

• Vem som utfört tjänsten
• Vad för typ av tjänst som utförts
• Arbetade antal timmar och timkostnad alternativt avtalat belopp
• Koppling till aktivitetsplanen

Om denna information inte tydligt framgår av fakturan ska leverantören tillhandahålla informationen exempelvis genom tidredovisning eller liknande. Ni skall också kunna tillhandahålla fullständig upphandlingsdokumentation.

Ni ska redovisa kostnader för resor och logi för projektpersonal. Kostnader för externa experter och konsulters resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

När ni söker stöd för en resa ska ni kunna skicka in underlag som visar

• Vem som gjort resan
• Syfte
• Vem man träffat

Ni får ta upp följande kostnader för projektpersonalens resor och logi

• Resekostnader som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
• Måltider, om de inte täcks av traktamente
• Logi
• Visum
• Traktamenten

Även i situationer när ni inte måste skicka in verifierande underlag direkt skall dessa finnas tillgängliga. Det skall också gå att utläsa per verifikationsrad vem som upparbetat kostnaden, syftet och typ av kostnad.

Ni ska redovisa kostnader för investeringar, material och lokaler som är budgeterade och godkända i beslutet om stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Om investeringar och material har ett värde när projektet avslutas kan Förvaltande myndighet besluta att endast en del av kostnaden är stödberättigad.

Den stödberättigande kostnaden utgörs i dessa fall av kvoten av antalet månader som återstår av projektet vid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris. En avvägning kommer göras avseende investeringens vikt för projektets genomförande.

När ni redovisar kostnader för lokaler ska ni skicka in en separat faktura för hyreskostnaden eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med era projektaktiviteter att göra.