Avsluta projekt
Här hittar du info och länkar för dig som ska avsluta ett EU-finansierat projekt; viktiga datum, mallar, blanketter och vad som krävs efter projektets slut.
Viktiga tidpunkter och kostnaders stödrätt
Grunden för att kostnader skall vara stödberättigade återfinns i fondernas styrande dokument, projektets beslut om stöd och de tolkningar förvaltande myndighet publicerat på hemsidan. Mycket matnyttig information återfinns på sidan redovisa kostnader.
Viktigt att minnas är att kostnaderna skall vara levererade, betalade och bokförda inom projektperioden för att vara stödberättigade.
Projekt beslutade innan 2025
I dessa projekt är det extra viktigt att stödsökande själv tar ansvar för att avsluta projektaktiviteterna i tillräckligt god tid för att alla fakturor skall hinna betalas och bokföras innan projektets sista dag.
Slutrapporten inklusive ekonomirapporten har ni sedan god tid på er att sammanställa och skicka in efter projektperiodens avslut. Rapporteringsperioder och rapporteringsdatum hittar ni i beslut om stöd. Slutrapportering får ske tidigare än angiven sista dag för rapportering.
Projekt beslutade 2025 och senare
Dessa projekt har en rapporteringsperiod i slutet av projektperioden som kallas avslutsperiod. Under den här perioden får ingen projektverksamhet ske. Perioden är till för att det skall finnas extra tid att samla in fakturor och relevanta underlag så att alla kostnader är betalade och bokförda innan projektperioden avslutas.
Under avslutsperioden är endast personalkostnader som hör samman med administration och rapportering till förvaltande myndighet stödberättigade.
Slutrapporten skall skickas in senast projektets sista dag vilket är avslutsperiodens sista dag men man får skicka in tidigare.
Rapporter
Alla projekt avslutas genom en sista ansökan om utbetalning i vilken en slutrapport skall skickas in. Projekt som genomfört upphandlingar över EU:s tröskelvärde skall också skicka in en redogörelse över de verkliga huvudmän som är länkade till upphandlingen. Detta gäller oavsett om projektet redovisar faktiska kostnader eller inte.
Mall för slutrapport och verkliga huvudmän hittar du på samlingssidan för blanketter.
Utöver dessa två underlag ska alla andra relevanta obligatoriska underlag skickas in. Du hittar information på sidan ansökan om utbetalning. Ett utklipp syns nedan.
Följande bilagor ska alltid bifogas:
- Läges- eller slutrapport (ifylld rapportmall)
- Huvudboksutdrag och verifikatsunderlag (för faktiska kostnader, se nedan)
- Tidredovisning (för personal som redovisar tid per dag)
- Underlag som styrker månadslön (gäller kostnader för ny personal)
- Budgetförbrukningsplan
- Signeringsunderlag
Efter projektavslut
Projektets verksamhet och ekonomi kan bli föremål för granskning i upp till fem år efter projektets avslut. Det är därför viktigt att all projektrelevant dokumentation arkiveras och hålls tillgänglig. Detta inkluderar förutom bokföringsmaterial och lägesrapporter även exempelvis deltagarlistor, marknadsföringsmaterial, bilder m.m. Listan är exempel och inte fullständig.
Enligt punkt 6 i allmänna villkor vilka är bilaga till beslut om stöd får underlagen i vissa fall digitaliseras. Se utklipp från allmänna villkor nedan.
Stödmottagaren ansvarar för att tillhandahålla den dokumentation som krävs för att verifiera att kostnader är stödberättigande. Stödmottagaren ansvarar för att alla relevanta underlag, både räkenskapshandlingar och övriga projektrelaterade handlingar, i original, finns tillgängliga hos Stödmottagaren i minst fem år efter det att sista utbetalningen genomförts alternativt återbetalning mottagits. Om det i svensk- eller unionslagstiftning föreskrivs en annan ordning än den ovanstående kan den där föreskrivna ordningen tillämpas trots det ovanstående.
Tiden för bevarande av handlingar är en minimitid och gäller under förutsättning att stödmottagaren inte redan är skyldig att bevara handlingarna under längre tid enligt någon annan tillämplig reglering. Stödmottagaren ansvarar för att tillhandahålla alla underlag från eventuella projektpartner, underleverantörer, entreprenörer och andra parter.
Tänk också på att kravet på synliggörande inklusive att använda korrekta EU-emblem kvarstår på projektrelevant material exempelvis resultatspridning, hemsidor m.m.
Viktigt är också att minnas att investeringar gjorda i projektet skall användas i samma syfte minst tre år efter projektavslut. Om investeringar byter användningsområde eller att investeringarna säljs eller flyttas till annan verksamhetsgren i organisationen kan detta räknas som en förändring av avtalet och situationen skulle kunna innebära att projektet anses fått en intäkt vilket kan leda till återkrav.