Ansöka om stöd (BMVI)
Läs mer om möjligheterna i instrumentet och hur du går tillväga för att ta del av medel.
Inför Ansökan om stöd
Här får du information om vilka organisationer som kan söka medel, vilka aktiviteter som är stödberättigande, vad du och dina kollegor ska tänka på när ni planerar en ansökan om hur ansökan skickas in.
Från ansökan till beslut - så går det till
Skicka in en ansökan
Flödesschema över ansökningsprocessen (pptx, 39 kB)Ansökan om stöd lämnas in via e-tjänsten "Min ansökan" och det är också här ni kommer att hitta den aktuella utlysningen under den period som den är öppen. När en utlysning är öppen går det att registrera en ansökan om stöd och ni ser det på sidan Aktuella och planerade utlysningar.
När ni lämnat in er ansökan så kommer ni att kunna ladda ner ett signeringsunderlag i Min ansökan. Signeringsunderlaget ska skrivas ut, skrivas under av behörig person i organisationen, sedan skannas in och laddas upp i Min ansökan.
Signeringsunderlaget ska ha inkommit till Polismyndigheten senast 5 arbetsdagar efter det att utlysningen ni sökt stöd i har stängt.
Ansökan bedöms i flera steg
När ansökan kommit in och är registrerad handläggs den och bedöms utifrån en rad grundläggande förutsättningar och urvalskriterier. I ett första steg kontrolleras bland annat att ansökan har kommit in inom utsatt tid och att den är fullständig, det vill säga att de obligatoriska bilagor som efterfrågas i Min ansökan är inkomna och att det finns ett missiv som bekräftar att ansökan är undertecknad av behörig person.
Om ansökan är inkommen i rätt tid och fullständig fortsätter Polismyndighetens handläggning för att bedöma om projektet uppfyller de grundläggande förutsättningarna för att få stöd, till exempel att ansökan möter det nationella programmet för Instrumentet för gränsförvaltning och viseringspolitik och för den aktuella utlysningen samt att sökanden har kapacitet att genomföra projektet.
Bedömning av projektet
Om de grundläggande förutsättningarna är uppfyllda så granskas och bedöms projektets innehåll. Bedömningen görs utifrån sex urvalskriterier.
Urvalskriterier
1) Problemställning och behovsanalys
Bakomliggande behov och problemställning har beskrivits och motiverats och bidrar till instrumentets mål och prioriteringar.
2) Mål och effekter
Projektmål och effekter har potential att bidra till önskad förändring.
3) Kapacitet och kompetens
Projektorganisationen har kompetens och kapacitet att genomföra projektet enligt beskrivna arbetspaket. Arbetspaketens aktiviteter och förväntade resultat bidrar till projektets mål och delmål.
4) Kommunikation
Planerade kommunikationsaktiviteter bidrar till förankring, förståelse och spridning av resultat och synliggör att projektet finansieras av EU-medel.
5) Hållbarhet
Projektet har riggats på ett sätt som bedöms hållbart och långsiktigt. Projektets resultat har förutsättningar att bli bestående.
6) Finansiella aspekter
Projektförslaget är kostnadseffektivt och bygger på en budget med stödberättigande kostnader.
Varje projekt bedöms också utifrån jämställdhet och icke-diskriminering.
Vid bedömningen av ansökan kan Polismyndigheten vid behov konsultera fondens partnerskap. I partnerskapet ingår tio myndigheter med koppling till säkerhet, gränskontroll och viseringar.
Beslut om stöd
Planerad tidpunkt för beslut om stöd framgår av aktuell utlysning. I beslutet framgår på vilken grund beslutet har fattats och Polismyndighetens motivering till att bevilja stöd. Där framgår också:
• Vilken fond eller instrument beslutet gäller för,
• vilket specifikt mål projektet arbetar inom,
• projektets start och slutdatum,
• projektets rapporteringsperioder,
• vilket belopp stödet uppgår till,
• vilka villkor som är förenade med beslutet och
• villkoren för utbetalning av stödet.
Projektsammanfattning, mål och indikatorer, redovisningsalternativ, projektets budget och medfinansieringsplan finns också. Om det finns flera stödmottagare i ett projekt framgår det av beslutet vilka de är och de villkor för stöd som gäller.
Som stödmottagare är ni skyldiga att följa villkoren i beslut om stöd och regelverket för fonden/instrumentet. Ni måste omedelbart meddela förändringar i projektet till gruppen för EU-fonder på Polismyndigheten. I det fall ni inte gör det kan följden bli att stödet sänks eller att eventuellt redan utbetalt stöd återkrävs.
Beslut om avvisning eller avslag
I beslutet framgår på vilken grund beslutet har fattats och Polismyndighetens motivering till att avvisa eller avslå ansökan om stöd. Ett beslut om avvisning eller avslag kan inte överklagas.
Ansök i e-tjänsten Min ansökan
Skicka in en ansökan
Ansökan fylls i och skickas in genom e-tjänsten "Min ansökan".
Innan du påbörjar en ansökan måste du skapa ett konto med användarnamn och lösenord.
Navigering i e-tjänsten
När du skapat ett konto och loggat in följer du nedanstående steg:
- Söker du projektfinansiering
- Sök finansiering
- Nytt projekt
- Välj organisation: Polismyndigheten
- Gå vidare
- Välj utlysning
Det är bara när en utlysning är öppen som det går att registrera en ansökan. Aktuella och planerade utlysningar.
När ansökan med bilagor skickats in laddar du ner ett signeringsunderlag i "Min ansökan". Signeringsunderlaget skrivs ut, skrivs under av behörig person, skannas in och laddas upp i "Min ansökan".
Signeringsunderlag i original skickas till:
Polismyndigheten, EA Gruppen för EU-fonder, F18, 106 75 Stockholm
Kontakta gruppen för EU-fonder via eu-fonder@polisen.se om du har frågor om e-tjänsten.
Uppgifter om sökanden
Hur vet jag vilket arbetsställe jag ska välja?
Välj det arbetsställe som bäst överensstämmer med den sökande organisationen. Vid tveksamheter kontaktar du eu-fonder@polisen.se
Bilagor till ansökan
Bilagor som ska skickas in är avsiktsförklaring, planeringsbudget, riskhanteringsplan och upphandlingsplan. Du hittar dem på sidan "Blanketter och mallar".
Vem kan söka stöd?
Instrumentet vänder sig till nationella myndigheter på gränsförvaltnings- och viseringsområdet. Nationellt mervärde, liksom åtgärdernas EU-mervärde kommer att vara vägledande vid tilldelning av medel. I utlysningstexten, som publiceras i samband med att en utlysning öppnas, står vilka organisationer som kan söka.
Aktuella utlysningar
Utlysningsförfaranden
Utan konkurrens
En utlysning utan konkurrens kan omfatta organisationer som har ett statligt monopol på åtgärder och verksamheter som ska genomföras inom ramen för BMVI och ISF. Utlysningar utan konkurrens föregås vanligen av ett inriktningsbeslut som anger vilka organisationer som får söka, för vilka projekt och med vilken budget. I utlysningar utan konkurrens beviljas de ansökningar medel som uppfyller urvalskriterierna.
Med konkurrens (öppen eller med begränsningar)
En utlysning med konkurrens kan antingen vara öppen eller begränsad. I en öppen utlysning ska ansökningarna möta något av de specifika målen i programmet och förhålla sig till utsatt budgettak. I en begränsad utlysning kan det finnas begränsningar avseende specifika mål, organisationer som får söka, möjliga teman och/eller andra särskilda villkor. I utlysningar med konkurrens konkurrerar sökande organisationer om tillgängliga medel. Vid bedömning tilldelas ansökningarna poäng. De ansökningar med högst poäng, och som uppfyller urvalskriterierna, beviljas medel.
Hur ser stödet ut?
Finansieringsgrad
ISF/BMVI finansierar vanligtvis 75 % av kostnaderna i projektet. Projekt som omfattar prioriterade områden kan få upp till 90 % och så kallade driftsstödsprojekt upp till 100 %. I utlysningstexten framgår vilken medfinansieringsgrad som gäller för utlysningen.
Medfinansiering
Den del av projektet som inte finansieras av fonden (25 % eller 10 %) benämns medfinansiering. Kostnaderna måste täckas av sökande själv eller av andra finansiärer – projektpartners eller genom bidrag från tredje part.
Ett exempel på medfinansiering är att en organisation står för en del av sina egna projektkostnader, t.ex. lönekostnader eller resekostnader.
Alla kostnader som inte är finansierade av annan part ska täckas av stödmottagaren. Dessa medel får inte komma från andra EU-källor. Stödmottagarens del behöver beräknas manuellt i planeringsbudgeten med hänsyn tagen till projektets kostnader, finansiering från fonden, intäkter och eventuell medfinansiering från tredje part eller projektpartner.
Redovisningsalternativ
Projekt kan ersättas för kostnader baserat på faktiska kostnader eller på förenklade redovisningsalternativ. Förenklade redovisningsalternativ innebär att ersättningen baseras på schabloner eller enhetskostnader istället för faktiska kostnader.
Du kan läsa mer om de olika redovisningsalternativen under fliken "Planera budget" här nedan.
Vilka insatser kan beviljas medel?
Projektmedel ska i första hand gå till utvecklingsinsatser som bidrar till att förebygga och upptäcka gränsöverskridande brottslighet som t ex människohandel, människosmuggling och terrorism. En öronmärkt del av budgeten kan gå till förvaltning och underhåll. Nationellt mervärde, liksom åtgärdernas EU-mervärde kommer att väga tungt vid tilldelning av medel.
Exempel på aktiviteter:
- Utveckling och uppgradering av storskaliga IT-system.
- Utbildningsinsatser inklusive andra förmågehöjande aktiviteter.
- Gemensamma operativa insatser.
- Studier, pilotprojekt, analyser, övervakning och utvärdering.
- Utveckling, test och införandet av nya metoder, strategier, arbetssätt och verksamhetsprocesser.
- Åtgärda rekommendationer från Schengenutvärderingar.
Åtgärder i samband med inre utlänningskontroll och återinförda gränskontroller vid inre gräns kan inte genomföras med finansiering från BMVI och inte heller åtgärder vars främsta syfte är kontroll av varor.
Planera ansökan
Planera ansökan
Det är bara möjligt att ansöka om finansiering för ett projekt om det finns en utlysning öppen. Utlysningen behöver stämma överens med det som du är intresserad av att göra i ditt projekt.
Det är viktigt att planera ansökan så att projektets genomförande, uppföljning och kommunikation blir så smidigt som möjligt. Det betyder att behovsanalysen är viktig och hur aktiviteterna möter behoven och bidrar till de resultat och mål som projektet har ska vara tydlig.
Utlysningar
De planerade utlysningarna för programperioden finns här. Utöver utlysningsplanen publiceras aktuella utlysningar med mer information om villkor, utlysningens omfattning och specifika mål.
De flesta utlysningarna i fonden är inte konkurrensutsatta. Det betyder att ett beslut om vilka som får skicka in en ansökan har fattats innan utlysningsfönstret öppnas. I beslutet framgår vilka som får söka, för vilka projekt och vilken budget.
Medverka på en skrivarstuga
Skräddarsydda utbildningar anordnas för dig som ansöker om stöd. Under utbildningarna får du information om allt praktiskt runt utlysning och ansökan samt möjlighet att ställa frågor och få svar direkt från experter. Skrivarstugan omfattar genomgång av ansökansfrågor, hur du planerar och registrerar en budget, samt vilka kriterier som måste uppfyllas för att ansökan ska beviljas.
Typ av projekt
I Min ansökan ska du välja vilken typ av projekt du ansöker om stöd för. Det finns tre alternativ:
- Utvecklingsprojekt – merparten av alla utlysningar gäller denna typ av projekt. Denna typ av projekt ska utveckla/stödja en utveckling som ligger i fas med de specifika målen för programmet. EU-finansiering kan uppgå till 75%, eller 90% för åtgärder inom bilaga IV i nationella programmet.
- Driftstöd – detta är projekt som rör driften av specifikt utsedda områden i nationella programmet. Driftstöd är projekt som får 100% stöd för stödberättigade kostnader, men projektspecifika kostnader som projektledare, projektekonom och projektadministratör är inte stödberättigat.
- Förstudie – dessa projekt är korta, vanligtvis mindre komplexa projekt på under 18 månader där utfallet är binärt, som tex leverans av en förstudierapport. Projektet får inte ha budgeterade kostnader på mer än 1 860 000 kronor. Stöd betalas ut som en klumpsumma efter projektets slutredovisning.
Driftstödsprojekt BMVI
Detta är projekt som rör drift och underhåll av specifikt utsedda områden i nationella programmet. Driftstöd regleras av Bilaga VII i förordning (EU) 2021/1148 om inrättandet av instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik. En ansökan om driftstöd kan få upp till 100% stöd för stödberättigade kostnader. Men projektspecifika kostnader som projektledare, projektekonom och projektadministratör är inte stödberättigade kostnader, däremot kan kostnad för person i ledningsposition vara stödberättigad om det är nödvändigt för driften av det specifika området som får stöd.
Vilket specifikt mål stämmer in på din projektidé?
Instrumentet ska bidra till en hög säkerhetsnivå inom EU genom insatser som vidareutvecklar en europeisk integrerad gränsförvaltning vid de yttre gränserna och insatser som skyddar den fria rörligheten för personer inom EU. Instrumentet bidrar till EU:s strategiska mål för en integrerad gränsförvaltning samt till utveckling av den gemensamma viseringspolitiken.
För att kunna söka stöd i måste din projektidé bidra till något av följande specifika mål:
- Specifikt mål 1 - Stödja en effektiv europeisk integrerad gränsförvaltning vid de yttre gränserna för att underlätta laglig gränspassage, förebygga och upptäcka olaglig invandring och gränsöverskridande brottslighet samt för att på ett effektivt sätt hantera migrationsströmmarna.
- Specifikt mål 2 - Stödja den gemensamma viseringspolitiken för att uppnå en harmoniserad visumhanteringsprocess och underlätta lagligt resande samtidigt som migrations- och säkerhetsrisker förebyggs.
I Min ansökan väljer du det specifika mål som passar din projektansökan bäst. Du kan bara välja ett specifikt mål. Läs mer om de specifika målen i det nationella programmet (pdf, 236 kB).
Om du väljer fel specifikt mål och behöver välja om i e-tjänsten Min ansökan, kommer det påverka vilka programindikatorer du kan välja för ditt projekt. Övrig text ligger kvar.
Projektpartner
Hur vet jag om en organisation jag samarbetar med i projektet bör vara med som projektpartner?
En projektpartner ska vara en organisation som har en roll och ett ansvarsområde i projektgenomförandet, och är med i utvecklingen av och har intresse för projektmålet, delmålen och slutresultaten. En projektpartner kan ta del av beviljat stöd.
Vad gör jag om jag inte hittar min projektpartnerorganisation i listan över organisationer?
Om du bara har sökt på organisationens namn, sök också på deras organisationsnummer. Om du fortfarande inte hittar organisationen i listan kontaktaktar du eu-fonder@polisen.se och meddelar vilken organisation, samt organisationsnummer det gäller.
Problemformulering
Hur detaljerad ska jag vara när jag beskriver projektets avgränsning? Avgränsning mot vad?
Bakgrundsbeskrivning och problemformulering inkluderar ofta en bredd av utmaningar och problem. Avgränsningen ska spegla vilket fokus just denna ansökan har och ge läsaren en förståelse för vilken del av problemet projektet ska ta sig an. Teckenbegränsningen på 2000 tecken ger en vägledning om hur omfattande denna beskrivning kan vara.
Mål, resultat och effekter
Projektmål är det övergripande mål som projektet ska uppnå. Ditt projekt kan bara ha ett projektmål, så gör en så bred formulering du behöver för att kunna beskriva vad projektet ska uppnå.
Säkerställ att du väljer projektindikatorer som gör att alla delar i projektmålet går att följa upp.
Delmål
Ett delmål är en milstolpe som måste uppnås för att projektet ska kunna nå sitt projektmål. Det kan vara ett mål som ska uppnås efter en viss tid i projektet, men det kan även vara ett bland flera delmål som tillsammans bidrar till det större målet, där utfallet kan mätas först vid projektslut.
Följ upp projektet mot indikatorer
Planera in aktiviteter för uppföljning och utvärdering. I BMVI-projekt används indikatorer för att följa upp projektets genomförande. Indikatorsutfallet ska ge en fingervisning om något behöver justeras för att målen ska uppnås. I ansökan motiverar du hur utfallet ska mätas och vilka underlag som ska inhämtas för att verifiera utfallet. Resultatet rapporterar du till gruppen för EU-fonder i samband med läges- och slutrapporter.
I instrumentet delas indikatorerna in i tre nivåer; program-, projektmåls- och delmålsindikatorer.
Programindikatorer
Välj minst en programindikator. Den ska ha en koppling till ditt projekts genomförande och måluppfyllelse. Programindikatorerna är gemensamma för alla länder och är kopplade till de specifika målen. Gruppen för EU-fonder rapporterar projektens gemensamma utfall till EU-kommissionen, som i sin tur sammanställer medlemsstaternas utfall på en aggregerad nivå och rapporterar vidare till bl.a. Europeiska parlamentet.
Jag hittar ingen programindikator som passar in på vårt projekt. Kan vi skicka in ansökan utan programindikator?
Försök att identifiera åtminstone en programindikator för projektet. Skulle det vara helt omöjligt vill vi att ni tar en kontakt med Gruppen för EU-fonder innan ansökan skickas in.
När ska utfall rapporteras?
Målvärdet i ansökan är en prognos som följs upp under genomförandet. Rapportering om utfall gör ni direkt i e-tjänsten "Min ansökan" i samband med läges- och slutrapportering.
Mer information
BMVI - output and result indicators (Annex VIII) - Fiche V2.2 (pdf, 1019 kB)
Projektindikatorer och delmålsindikatorer
Projektindikatorer och delmålsindikatorer
Välj upp till tre projektindikatorer och så många delmålsindikatorer som behövs för att följa upp genomförandet. Indikatorerna formuleras av dig som söker och ska vara mätbara och användbara vid uppföljningen av projektet. Projektindikatorerna följs upp mot projektmålet och delmålsindikatorerna mot delmålen.
Delmålsindikatorer använder ni för att följa upp projektets delmål. Ni kan välja så många delmålsindikatorer som krävs för att kunna mäta att delmålet uppnåtts eller är på väg att uppnås.
Utfall redovisas vid läges- och slutrapportering. Om utfall saknas anger ni 0.
Bygger ditt projekt vidare på resultat från andra insatser/projekt?
I ansökan behöver du beskriva vad du tar med in i ditt nya projekt och om den bygger vidare på resultat från tidigare projekt. Du behöver beskriva vilket mervärde ditt nya projekt ska bidra med och ifall det bygger vidare på resultat från forskningsprojekt.
Arbetspaket och aktiviteter
De förifyllda arbetspaketen Genomförande, Kommunikation och Uppföljning/Utvärdering är obligatoriska. Det finns möjlighet att lägga till fler arbetspaket om det behövs för utförandet av ert projekt. Men kom ihåg att ni kan lägga till valfritt antal aktiviteter under varje arbetspaket, så lägg inte till fler arbetspaket än nödvändigt för effektiv hantering av projektet. Om ni har identifierat fler arbetspaket än de obligatoriska, kom ihåg att förtydliga i arbetspaketets namn om det är del av projektets genomförande.
Arbetspaket genomförande
Arbetspaketet genomförande ska innehålla de aktiviteter som ni behöver för att genomföra projektet och uppfylla projektmålen. Ni kan ha så många aktiviteter som ni vill.
Arbetspaket uppföljning och utvärdering
Ni ska ha med en aktivitet, med exempelvis namnet uppföljning, som beskriver hur ni kommer följa upp projektarbetet (både verksamhets- mässigt och finansiellt vid behov), delmål och projektmål i genomförandet av projektet. Ni ska också beskriva hur ni kommer att mäta indikatorernas utfall i den regelbundna uppföljningen av projektarbetet.
För projektets utvärderingsarbete lägger ni till en aktivitet som exempelvis heter utvärdering och beskriver hur ni kommer utvärdera projektet i olika delar av projektgenomförandet, om utvärdering sker av internt eller av extern aktör, och hur ni tar hand om de rekommendationer som utvärderingen utmynnar i.
Notera att ni inte ska lägga till en aktivitet för rapportering till Gruppen för EU-fonder, att ansöka om utbetalning i Min ansökan är ingen uppföljning/ utvärdering utan ett krav för att få finansiering, vilket gör att ni inte behöver ha med det som en aktivitet.
Riskhantering
Vad är en riskhanteringsplan?
Riskhaneringsplanen är en obligatorisk bilaga till ansökan i vilken ni anger vilka interna och externa risker ni identifierat vid planeringen av ert projekt. Under frågan riskhantering i ansökan vill vi att ni tydliggör dessa utmaningar och sårbarheter och presenterar en strategi för hur ni kommer att hantera redan identifierade och eventuellt tillkommande risker.
Hållbara resultat
Vad innebär hållbara resultat? Bör vi integrera en analys av resultatens påverkan på miljön?
Nej, denna fråga avser resultatens hållbarhet i kontexten långsiktighet och användbarhet. Vid eventuella inköp ska de miljömässiga aspekterna tas omhand och värderas inom ramen för upphandlingsförfarandet.
Planera budget
I planeringsfasen inför ansökan om stöd ska ni göra en detaljerad planeringsbudget. Planeringsbudgeten ligger till grund för vilket belopp ni kan ansöka om EU-stöd för. Budgeten ska baseras på de kostnader och intäkter som uppstår vid genomförande av arbetspaket och aktiviteter.
En bra budget förutsätter väl genomtänkta och beskrivna arbetspaket och aktiviteter. Budgeten ska läggas upp enligt något av alternativen som finns angivna nedan. När ni har gjort er kostnadsbudget ska ni även planera er medfinansieringsbudget. Ni ska
- Beräkna kostnaderna med hänsyn till kravet på kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet
- Ta del av reglerna för stödberättigande kostnader
- Stäm av er budget med eventuella externa medfinansiärers krav. Om de inte är beredda att medfinansiera EU-reglernas högsta tillåtna schablonsats 40 procent kan ni välja en lägre procentsats i det budgetalternativ som de flesta projekt förväntas använda
- Ta fram en detaljerad budget på arbetspaketsnivå i de fall som projektet bygger på faktiska kostnader och innehåller företagsstödjande aktiviteter
- Specificera kostnader för inköp i Mall för inköps- och upphandlingsplan. Det är en obligatorisk bilaga till ansökan för samtliga projekt, oavsett om ni lyder under någon upphandlingslag eller inte.
Innehållet i varje kostnadsslag i budgeten ska specificeras i er ansökan om stöd. Det gäller särskilt om ni ska använda alternativet faktiska kostnader, som beskrivs längre ned. Hur ni fyller i budgeten framgår på sidan "Så fyller ni i ansökan om stöd".
Vilka kostnader är stödberättigande?
Det finns tre olika sätt att budgetera kostnader. Alla sätten innehåller olika grad av schablonisering. Inget av sätten är exakt. Vissa kan få mindre och vissa kan få mer EU-stöd än om stödberäkningen skulle bygga på de exakta kostnaderna. Schabloniseringen är avsedd att förenkla rapporteringen för beviljade projekt.
- Schablon på upp till 40 procent
- Faktiska kostnader
- Klumpsumma
Om inget godtagbart skäl finns ska ni för andra projekt än projekt med klumpsumma använda schablon på upp till 40 procent.
Projekt med schablon upp till 40 procent
Projekt som använder schablon upp till 40 procent ska ha en kostnadsbudget med
- personalens lön
- schablon för lönebikostnader (%)
Schablonen upp till 40 procent är i stället för att redovisa indirekta kostnader och faktiska kostnader för externa tjänster, resor och logi, investeringar, materiel och lokaler. Det innebär att ni baserat på projektets lönekostnader och lönebikostnader får ett schabloniserat tillägg för era övriga kostnader i projektet. Det innebär att inga fakturor behöver redovisas till Förvaltande myndighet i samband med ansökningar om utbetalning under projektperioden.
Ni väljer själv om ni vill använda den högsta tillåtna nivån 40 procent. Eller en lägre procentsats. En lägre nivå än 40 procent kan till exempel vara aktuellt om någon medfinansiär kräver det eller om ni räknar med att ha relativt låga kostnader för annat än egen personal.
Den procentsats som Förvaltande myndighet fastställer i beslutet om stöd kommer att gälla hela projektperioden. Det stödberättigande beloppet kommer sedan att beräknas automatiskt. Baserat på summan av lönekostnader och lönebikostnader.
Kravet på att göra en inköps- och upphandlingsplan gäller även om ni använder redovisningsalternativet schablon upp till 40 procent.
Exempel på schablon upp till 40 procent
En organisation räknar med att lönerna för egen personal kommer att vara sammanlagt 4 miljoner kronor under projektperioden. Organisationens lönebikostnader enligt organisationens egen redovisningspraxis är 50 procent på lönerna. Organisationen bedömer att man kommer att göra relativt få inköp i projektet och väljer därför ett påslag med 35 procent. Trots att det är tillåtet att välja upp till 40 procent.
Summan av löner och lönebikostnader blir i exemplet 4 000 000 + (0,50 x 4 000 000) = 6 000 000 kronor.
Schablonpåslaget med 35 procent blir 0,35 x 6 000 000 = 2 100 000. Den totala kostnadsbudgeten blir då 6 000 000 + 2 100 000 = 8 100 000 kronor.
Projekt med faktiska kostnader för inköp
Att redovisa de faktiska kostnaderna för inköp medför ökad administration och tidsåtgång för både projektet och Förvaltande myndighet i samband med ansökningar om utbetalning. Det finns tre godtagbara skäl att använda faktiska kostnader för inköp i stället för schablonen på upp till 40 procent
- Projekt som söker statligt stöd enligt artikel 107.1 i EU-fördraget ska redovisa faktiska kostnader. Det beror på att vissa kostnader måste framgå separat om projektet omfattas av regler som har sin grund i EU:s allmänna gruppundantagsförordning. Detta gäller också om en partner i ett projekt med flera projektpartner omfattas av reglerna för statligt stöd.
- Om summan av löner och lönebikostnader hos någon projektpartner utgör så liten andel av kostnadsbudgeten att schablonen på upp till 40 procent leder till orimligt låg kostnadstäckning. Så kan till exempel vara fallet om stora investeringar eller stora inköp av externa tjänster är en planerad del av någon projektpartners verksamhet i projektet.
- Om ni bedömer risken som mycket stor att någon projektpartner under projektets gång kommer att behöva byta från egen personal till inköp av externa tjänster. Det går inte att byta redovisningsmodell under ett pågående projekt.
Budgetera faktiska kostnader
Om projektet använder faktiska kostnader kan följande kostnadsslag förekomma i kostnadsbudgeten, utöver löner och lönebikostnader:
- Externa tjänster
- Resor och logi
- Investeringar, materiel och lokaler
- Schablon för indirekta kostnader. Schablonen får vara upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut. För övriga organisationer får den vara upp till 15 procent. Schablonen för indirekta kostnader läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i något annat kostnadsslag.
- Projektintäkter. Om någon aktivitet i projektet genererar intäkter ska dessa redovisas i en budget som baseras på faktiska kostnader.
Ni ska budgetera och redovisa löner och lönebikostnader på samma sätt oavsett hur ni redovisar inköpen i projektet.
Projekt som använder klumpsumma
Klumpsumma ska användas för förstudier samt för vissa andra projekt som har en budget under 1 860 000 kronor.
Klumpsumma innebär att projektet ansöker om ett fast belopp, som utbetalas när projektet har uppnått sina mål.
Budgetera för klumpsumma
Förstudier ska använda budgetbaserad klumpsumma
Förstudier får ha en kostnadsbudget på högst 1 860 000 kronor. Ni kan utforma budgeten för förstudien antingen med schablonen på upp till 40 procent eller med faktiska kostnader. Vilket alternativ ni ska välja beror på andelen planerade inköp av den totala kostnadsbudgeten.
Se beskrivningarna ovan av de två sätten att utforma en budget. Om Förvaltande myndighet godkänner budgeten kommer Förvaltande myndighet att fastställa den som en klumpsumma.
Ni skriver in klumpsummebeloppet som enda kostnadspost i Min ansökan. Den detaljerade planeringsbudgeten som visar hur ni kommit fram till klumpsumman bifogas ansökan.
Klumpsumma för projekt med ett tydligt mätbart mål
Andra projekt än förstudier men med budget under 1 860 000 kronor kan i vissa fall få tillstånd av Förvaltande myndighet att använda budgetbaserad klumpsumma. Det ska i så fall finnas ett enda mycket tydligt och mätbart mål för projektet. EU-stöd baserat på en klumpsumma betalas bara ut om det mätbara målet är uppnått. Vid tvekan om ifall målet har uppnåtts eller inte blir det ingen utbetalning alls, oavsett hur mycket kostnader ni lagt ned i projektet.
Använd rätt kostnadsslag när du gör budgeten
Kostnadsslag som samtliga projekt kan använda
Personalens lön
När ni gör budgeten i ansökan om stöd ska ni uppskatta vad de faktiska lönekostnaderna kommer att bli under hela projektperioden. Inklusive förväntade löneökningar. Uppge förväntade lönekostnader per yrkeskategori eller roll hos den projektpersonal ni anser behövs för att genomföra projektet.
Under projektets gång kommer personalens faktiska lön den första månaden en person arbetar i projektet att användas för beräkning av den stödberättigande lönekostnaden. Efter den första månaden släpper förvaltande myndighet kopplingen till den faktiska lönen. En automatisk uppräkning sker med 2,4 procent efter tolv månader. Syftet är att förenkla rapporteringen, ni behöver bara visa den faktiska lönen en gång per projekt. Enda avsteget från detta är om en person fått mer än 5 000 kronor per månad i löneökning till följd av väsentligt förändrad roll i projektet.
Traktamente och resekostnader ska ni inte budgetera som lön. Även om de i er bokföring finns bland personalkostnaderna.
Det finns två sätt att redovisa arbetad tid:
- Tidredovisning dag för dag
- Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.
Schablon för lönebikostnader (%)
Ni ska beräkna lönebikostnaderna som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet. Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den måste inte vara exakt men ska spegla de faktiska lönebikostnader som förväntas gälla i genomsnitt under projektperioden. De faktiska lönebikostnaderna kan variera per person, bland annat beroende på ålder och lönenivå. Om hela organisationens genomsnitt inte är rättvisande för projektet får schablonen avse ett genomsnitt vid den del av organisationen där projektpersonalen arbetar.
Förvaltande myndighet beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt, efter eventuell korrigering av den ansökta procentsatsen om den visar sig felaktig. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden. Förvaltande myndighet kan dock ändra procentsatsen om det sker stora förändringar av de lagstadgade arbetsgivaravgifterna.
Schablonen får innefatta
- Lagstadgade arbetsgivaravgifter
- Semestertillägg
- Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
- Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
- Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen
Semesterlön är lön, inte en lönebikostnad. Semesterlön ska därför inte räknas in i schablonen. Schablonen ska avse lönebikostnader som betalas till Skatteverket, pensionsförvaltare och liknande externa aktörer. Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av ett universitet eller mellan företag i en koncern.
Kommuner och regioner får, om procentsatsen i ansökan om stöd inte är uppenbart för hög med tanke på den egna organisationens faktiska förhållanden, använda sig av de senast tillgängliga procentsatser för personalomkostnadspålägg (PO-pålägg) som Sveriges kommuner och regioner publicerar på sin webbplats. Exempelvis var i april 2024 pålägget för år 2024 enligt den webbplatsen 47,18 procent för kommuner och 57,21 procent för regioner. Till detta får läggas 0,43 procent lagstadgat semestertillägg, eller annan procentsats för semestertillägg som gäller hos den aktuella kommunen eller regionen.
Statliga myndigheter får, om procentsatsen i ansökan om stöd inte är uppenbart för hög i förhållande till den egna myndighetens faktiska förhållanden, använda sig av de senast tillgängliga procentsatser för avgifter och skatter som Arbetsgivarverket publicerar på sin webbplats. Exempelvis var i april 2024 avgiftsuttaget för år 2024 enligt den webbplatsen 57,77 procent för personal med pensionsavtalet PA 16, avdelning 2. Men betydligt lägre för personal inom PA 16, avdelning 1. Till detta får läggas 0,43 procent lagstadgat semestertillägg, eller annan procentsats för semestertillägg som gäller hos den aktuella myndigheten.
Om ingen av de ovan nämnda källorna är aktuell för projektet ska ni bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i ansökan om stöd.
Exempel på underlag till lönebikostnadsschabloner för två olika organisationer
|
Typ av kostnad |
Procentsats Organisation A |
Procentsats Organisation B |
|---|---|---|
|
Lagstadgade arbetsgivaravgifter |
31,42 % |
31,42 % |
|
Semestertillägg |
0,8 % |
0,8 % |
|
Pensionspremier och särskild löneskatt på dem |
15,56 % |
7,46 % |
|
Avtalsförsäkringar och särskild löneskatt på dem |
0,20 % |
18,51 % |
|
Avgift till Trygghetsstiftelsen |
- |
0,30 % |
|
Medlemsavgift till arbetsgivarorganisation |
- |
0,08 % |
|
Summa |
47,98 % |
58,57 % |
Kostnadsslag för projekt med faktiska kostnader
Schablon för indirekta kostnader
Det finns två schablonsatser för att beräkna indirekta kostnader. De utgår från vilken typ av organisation projektpersonalen är anställd hos. Båda förutsätter att ert projekt har stödberättigande personalkostnader.
Schablonen för indirekta kostnader är
- Upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut
- Upp till 15 procent för övriga organisationer.
Ni ska beräkna schablonen för indirekta kostnader som ett påslag på summan av de stödberättigande kostnaderna i kostnadsslagen löner och schablon för lönebikostnader.
Exempel på beräkning av indirekta kostnader
Sökande är ett universitet vars lönekostnader i projektet beräknas uppgå till 2 000 000 kronor. Schablonen för lönebikostnader enligt universitets egen redovisningspraxis är 54 procent på lönerna. Lönebikostnaderna blir då 2 000 000 x 0,54 = 1 080 000 kronor.
De indirekta kostnaderna blir med schablonen 25 procent
2 000 000 + 1 080 000 = 3 080 000 x 0,25 = 770 000 kronor
Bidrag i annat än pengar och/eller projektintäkter kan också finnas i budgeten.
Investeringar, material och lokaler
Investeringar och material
Ni kan budgetera för investeringar och material som krävs för att genomföra projektet.
- Till investeringar ska ni budgetera inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. Att uppföra eller köpa en byggnad är också en form av investering. En investering bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år.
- Till kostnader för material ska ni budgetera inköp av utrustning av karaktären förbrukningsmaterial, till exempel laboratoriekemikalier som behövs för projektaktiviteter.
Om ni planerar att sälja utrustningen i samband med att projektet avslutas ska ni budgetera det som en intäkt. Det gäller även om ni planerar för att sälja eller föra över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden.
Hur du budgeterar investeringen beror på om den i huvudsak är inköpt för projektets genomförande. Investeringen kan antingen tas upp i sin helhet i projektet eller genom avskrivningskostnad årsvis för de år projektet pågår. En tidigare inköpt investering kan även den vara stödberättigande till avskrivningskostnad och ev. fördelat utifrån beräkningsmodell hur stor del som används i projektet respektive ordinarie verksamhet.
Lokaler
Ni kan budgetera för andra lokaler än projektpersonalens kontor, i de fall speciallokaler behövs i projektverksamheten. Exempel är lokaler för laboratorie-, inkubator- eller testbäddsverksamhet. Er budget ska spegla er användning av lokalen i projektet.
Resor och logi
Kostnader för resor och logi som är nödvändiga för att genomföra projektet ska budgeteras i kostnadsslaget Resor och logi. Ni ska i budgeten räkna in traktamenten och resekostnader samt eventuella arbetsgivaravgifter för dessa.
Konsulters kostnader för resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.
Externa tjänster
Externa tjänster innefattar köp av extern sakkunskap och andra externa tjänster som behövs för att genomföra projektet. Ni ska inte budgetera för tjänster som innefattas i schablonen för indirekta kostnader.
Kostnaderna ska specificeras i Mall för inköps- och upphandlingsplan, som är en obligatorisk bilaga för samtliga projekt, oberoende av om ni lyder under någon upphandlingslag eller inte.
Budgetera för begagnade inventarier, inköp av fastigheter, moms eller utbildning
Meddela Förvaltande myndighet redan när ni ansöker om stöd om ni tror att ni kommer att behöva redovisa kostnader för något av följande
- Begagnade inventarier
- Inköp av fastighet med eller utan byggnad
- Moms, om projektets budget är över 46,5 miljoner kronor
- Utbildning
För att ert projekt ska beviljas EU-medel krävs det en viss andel nationell medfinansiering. Medfinansiering kan komma från offentliga och/eller privata aktörer och bestå av kontanta medel. Planerade intäkter ska hanteras som intäkt i budgeten.
Innan ni planerar er finansiering behöver ni ta del av regler som gäller för medfinansiering. Exempelvis behöver ni följa kraven på andel privat medfinansiering i projekt som innehåller statsstöd. Den finansieringsbudget som ni lämnar in ska följa reglerna.
Olika typer av medfinansiering
Medfinansieringen kan delas upp på följande typer vilket ska framgå av er finansieringsbudget:
Offentlig medfinansiering
-
Offentlig kontantfinansiering.
Privat medfinansiering
-
Privat kontantfinansiering.
Det är viktigt att ni har säkerställt med era olika finansiärer att ni kommer att få in de belopp för medfinansiering som ni lägger in som medfinansiering.
Varje medfinansiär och respektive belopp ska specificeras under respektive huvudtyp av medfinansiering i er ansökan om stöd.
Offentlig medfinansiering
Offentlig medfinansiering innebär att projektet delfinansieras med kontanta medel eller bidrag i annat än pengar från en offentlig organisation eller offentligrättsligt organ på nationell, regional eller lokal nivå.
Privat medfinansiering
Privat medfinansiering innebär att projektet delfinansieras med kontanta medel eller bidrag i annat än pengar från privata aktörer.
Mallar och dokument till ansökan
Blanketter och mallar till ansökan hittar du på sidan "Blanketter och mallar".
Kontaktuppgifter för mer information
E-post
Telefon
Helga Levin, Gruppchef - 010-563 73 14
Charlotta Ahlström, Programexpert/Kommunikationsansvarig - 010-564 17 85
Anneli Eriksson Sundberg, Handläggare/Kommunikatör - 010-563 60 28
Sonja Graholski, Controller - 010-563 76 23
Jasmine Heinrup, Projektsamordnare - 010-565 05 27
Zebastian Hermansson, Verksamhetsutvecklare - 010-565 48 43
Teresa Klett, Verksamhetsexpert - 010-563 26 20
Mathias Lassinantti Jansson, Jurist - 010-563 94 86
Carina Malmberg, Projektadministratör - 010-564 17 96
Benjamin Skogqvist, Projektsamordnare - 010-563 73 37
Postadress
Polismyndigheten
EA Gruppen för EU-fonder
F18
106 75 Stockholm
